Trong thời đại chuyển đổi số, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử, kê khai thuế và thủ tục hành chính của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, để chữ ký số được sử dụng hợp pháp và hiệu quả, việc khởi tạo chữ ký số cần được thực hiện đúng quy trình theo quy định của pháp luật.
Nhiều cá nhân, doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về các bước đăng ký, cài đặt và kích hoạt chữ ký số ban đầu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình khởi tạo chữ ký số một cách đầy đủ, dễ thực hiện và tiết kiệm thời gian, đảm bảo sẵn sàng sử dụng trong mọi giao dịch điện tử.
Chữ ký số là gì?
Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Có thể hiểu đơn giản, chữ ký số đóng vai trò như chữ ký tay hoặc con dấu công ty. Vai trò của Chữ ký số (Digital Signature) là xác nhận, đảm bảo về quyền và trách nhiệm của các chủ thể tham gia giao kết trên môi trường điện tử.
Nếu như chữ ký tay hay con dấu doanh nghiệp được sử dụng trong các tài liệu giấy, thì chữ ký số được sử dụng trên các tài liệu điện tử như: hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, giao dịch tài chính…
Một chữ ký cá nhân thường bao gồm các thông tin sau:
- Tên của cá nhân: Là chủ thể của chứng thư số (Digital Certificate) đã đăng ký.
- Tên của công ty cung cấp dịch vụ chữ ký: Là công ty hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Quy trình khởi tạo chữ ký số
Để có thể đăng ký chữ ký số, bạn cần thực hiện theo quy trình 4 bước sau:
- Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Bạn cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép để đảm bảo rằng chữ ký số có giá trị pháp lý khi sử dụng.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh… để đơn vị chứng thực chữ ký số xác thực thông tin.
- Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp để lựa chọn gói dịch vụ chữ ký số, nộp hồ sơ và xác thực thông tin (Liên hệ tổng đài hỗ trợ FAST của văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh theo số điện thoại (028) 7108-8788)
- Bước 4: Nhà cung cấp xác thực thông tin và tạo chữ ký số: Ngay sau khi nhận được thông tin khách hàng nhà cung cấp sẽ thực hiện xác thực thông tin, tiến hành cấp chứng thư số và bàn giao cho khách hàng nếu hồ sơ đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu theo quy định.
- Bước 5: Lưu trữ chữ ký số
Sau khi tạo ra chữ ký số, bạn cần lưu trữ nó một cách an toàn và bảo mật. Bạn có thể lưu trữ chữ ký số trên ổ đĩa USB hoặc trên máy tính của mình và đảm bảo rằng không có ai có thể truy cập vào nó.
Lưu ý: Sau khi sở hữu chữ ký số bạn cần thực hiện khai báo thông tin chữ ký số trên các hệ thống giao dịch điện tử mới đảm bảo chữ ký số hợp lệ khi sử dụng.
Đăng ký chữ ký số cá nhân
- Bước 1: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân thông qua USB Token. Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, cá nhân cần liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.
- Bước 2: Nhà cung cấp tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
- Bước 3: Sau khi hồ sơ được thẩm định thành công, USB được gửi về đơn vị để tiến hành cài đặt, kích hoạt để thực hiện ký số bằng USB.
- Bước 4: Đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế.
- Bước 5: Sau khi Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia chứng thực hồ sơ, cá nhân có thể tiến hành sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử.
Chi phí sử dụng chữ ký số
Trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số mang lại lợi ích không nhỏ cho người tiêu dùng bởi sự đa dạng về sự lựa chọn cùng mức giá khá cạnh tranh. Một trong những lựa chọn nổi bật là dịch vụ chữ ký số Song Minh, đơn vị phần mèm đã tạo dựng được niềm tin với hơn 52.000 khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân.
Dưới đây là bảng giá chữ ký số mới nhất 2025 từ Song Minh mà bạn có thể cân nhắc. Song Minh cam kết về sự an toàn, hiệu quả và tối ưu trong việc giải quyết các nhu cầu về ký kết văn bản điện tử của doanh nghiệp:
| BẢNG GIÁ DỊCH VỤ CUNG CẤP CHỮ KÝ SỐ CỦA Song Minh
(Bảng giá được tính theo đơn vị VNĐ) |
|||
| SẢN PHẨM | 1 NĂM | 2 NĂM | 3 NĂM |
| TOKEN CHO CÁ NHÂN | 800.000đ | 1.100.000đ | 1.400.000đ |
| TOKEN CHO DOANH NGHIỆP | 1.200.000đ | 1.700.000đ | 1.800.000đ |
| HSM CHO CÁ NHÂN VÀ DOANH NGHIỆP | 800.000đ | 1.500.000đ | 2.100.000đ |
Lưu ý:
- Bảng giá chi tiết trên chưa bao gồm VAT.
- Vui lòng liên hệ để được nhân viên tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
Phân biệt chữ ký số và chứng thư số
| Chữ ký số | Chứng thư số | ||
| Giống nhau | Đều được các cá nhân, tổ chức sử dụng nhằm mục đích xác thực và bảo mật trong các giao dịch điện tử. | ||
| Khác nhau | Khái niệm | Là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc biến đổi một thông điệp dữ liệu. | Là một loại chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của cá nhân/ tổ chức, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số. |
| Đơn vị cung cấp |
|
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành. | |
| Mục đích sử dụng |
|
|
|
| Cấu tạo | Gồm một cặp khóa bí mật và khóa công khai thuộc hệ thống mật mã không đối xứng. Trong đó:
|
|
|
| Cách thức tạo ra | Biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. | ||
| Nội dung |
|
|
|
| Mối quan hệ giữa chứng thư số và chữ ký số |
|
||
Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
Rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm thời gian và công sức
Thay vì phải mất thời gian, công sức để in tài liệu giấy, chờ đợi chuyển phát tài liệu, phải gặp gỡ trực tiếp đối tác hay phải đến các cơ quan nhà nước để làm thủ tục và ký tay các giao dịch… thì giờ đây chữ ký số đã giúp người dùng loại bỏ tất cả những bất cập đó.
Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…. Người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký và giao chuyển tài liệu qua internet mà không cần có mặt tại văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp.
Bên cạnh đó, với loại chữ ký số từ xa người dùng còn có thể thực hiện ký nhiều tài liệu cùng lúc ngay cả trên mobile, thiết lập luồng ký kết, phân quyền xem và ký kết cho các phòng ban, đối tượng cụ thể…
Tiết kiệm chi phí hiệu quả
Nhu cầu điện tử hóa việc ký và lưu trữ văn bản, tài liệu của các Tổ chức/doanh nghiệp ngày càng tăng theo xu hướng công nghệ mới. Theo đó, doanh nghiệp/tổ chức sẽ không còn phải tốn chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, quản lý và lưu trữ hợp đồng, tài liệu giấy theo cách truyền thống nữa. Giờ đây mọi hoạt động ký kết và lưu trữ chứng từ, tài liệu, hợp đồng, báo cáo toán,… sẽ được điện tử hóa nhanh chóng với chữ ký số.
Đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối
Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa công nghệ cao (RSA) giúp đảm bảo không bị rò rỉ thông tin của người dùng. Đồng thời đảm bảo thông tin của văn bản, hợp đồng đã ký khi chỉ có người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu có chữ ký số mà không bị tác động bởi bên thứ 3.
Đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hay con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số được coi là cơ sở để khẳng định về giá trị và tính minh bạch của các văn bản/tài liệu. Khi có tranh chấp xảy ra, các bên tham gia ký số đều phải thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình đối với nội dung/thông điệp trong tài liệu đã ký bằng chữ ký số tương đương như tài liệu giấy được ký tay hay đóng dấu.
Loại bỏ khả năng giả mạo chữ ký
Trong khi chữ ký tay có khả năng bị giả mạo rất lớn (từ 55-70%) thì việc giả mạo chữ ký số gần như là bất khả thi.
Giúp xác định tính toàn vẹn cũng như nguồn gốc của một tài liệu
Chữ ký số cho phép xác định danh tính của người ký, đồng thời đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản gốc. Văn bản/tài liệu sau khi ký số sẽ không thể thay đổi, chỉnh sửa. Trong trường hợp văn bản/tài liệu đã ký số nhưng bị tác động chỉnh sửa sẽ dẫn đến dữ liệu bị vô hiệu hóa, văn bản/tài liệu đó sẽ không còn giá trị giao dịch.
Chữ ký số thường được sử dụng trong trường hợp nào?
Chữ ký số (CKS) hiện nay có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau để nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của các giao dịch điện tử, một số trường hợp sử dụng CKS phổ biến như sau:
- TH1: Chữ ký số giúp xác thực danh tính của các bên tham gia ký kết hợp đồng điện tử và đảm bảo rằng nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.
- TH2: Doanh nghiệp và cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để khai báo thuế điện tử, nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan qua mạng.
- TH3:Chữ ký số được sử dụng để xác thực các giao dịch ngân hàng trực tuyến bao gồm các giao dịch tài chính, chuyển tiền và các dịch vụ ngân hàng khác.
- TH4: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng chữ ký số để khai báo hải quan điện tử và các thủ tục liên quan qua mạng.
- TH5: Chữ ký số được sử dụng để gửi và nhận email có tính bảo mật cao, giúp xác thực thông tin người gửi và đảm bảo rằng nội dung email không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.
- TH6: Sử dụng chữ ký số để đăng ký tài khoản dịch vụ công Quốc gia giúp cá tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện được rất nhiều thủ tục dịch vụ công trực tuyến thuận tiện hơn.
- TH7: Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký các văn bản, quyết định, thông báo nội bộ.
Việc khởi tạo chữ ký số đúng quy trình là bước quan trọng để đảm bảo các giao dịch điện tử, kê khai thuế và thủ tục hành chính được thực hiện hợp pháp, an toàn và thông suốt. Khi nắm rõ từng bước đăng ký, cài đặt và kích hoạt chữ ký số, cá nhân và doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quá trình sử dụng, hạn chế lỗi phát sinh và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.
Để quá trình khởi tạo diễn ra nhanh chóng và chính xác, bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp nhằm đảm bảo chữ ký số được kích hoạt đúng chuẩn và sử dụng hiệu quả lâu dài.
Một số câu hỏi thường gặp về chữ ký số
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay token điện tử… là một thiết bị đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet. Hay nói cách khác, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Nó có vai trò giống như chữ ký đối với cá nhân và con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính, ký hợp đồng với đối tác làm ăn trực tuyến và gửi qua email.
Chữ ký số chứa những thông tin gì?
Trong chữ ký số sẽ chứa các thông tin như tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, thông tin của doanh nghiệp như mã số thuế, tên công ty…và có các thông tin liên quan như số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực, khóa công khai…
Dùng chữ ký số có an toàn không?
Doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng chữ ký số. Bởi đây là thiết bị đảm bảo an toàn và chính xác, có tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao, là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cá nhân/cơ quan/tổ chức yên tâm hơn với giao dịch điện tử của mình.
Mua chữ ký số ở đâu?