Con dấu công ty là gì?

Con dấu công ty là dấu hiệu nhận diện pháp lý độc nhất của doanh nghiệp. Con dấu được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép và quản lý. Con dấu này được sử dụng để chứng thực tính xác thực của các văn bản, hợp đồng và các giao dịch khác của công ty.

Mỗi doanh nghiệp chỉ được cấp một con dấu chính thức. Việc sử dụng con dấu này nhằm đảm bảo tính minh bạch, ràng buộc pháp lý trong các hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có quyền thiết kế mẫu dấu của mình, tuy nhiên phải tuân thủ các quy định về nội dung và hình thức do pháp luật quy định. Sau khi hoàn thiện mẫu dấu, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký và được cấp giấy phép sử dụng con dấu.

Các loại dấu công ty phổ biến?

Các loại dấu công ty được phân chia dựa trên mục đích sử dụng và giá trị pháp lý trong từng hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi loại dấu sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau, từ việc xác thực văn bản, hợp đồng đến quản lý nội bộ hay giao dịch với đối tác.

Dấu công ty bao gồm một số loại như sau:

• Dấu tròn: Đây là loại dấu thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định tính hợp pháp của doanh nghiệp. Dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng dấu tròn khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
• Dấu vuông gồm các loại: Loại dấu này bao gồm dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty, và tất cả đều có giá trị pháp lý sau khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để công bố thông tin trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các loại dấu này có thể được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan nhà nước.

Việc đăng ký mẫu dấu là quy trình cá nhân hoặc tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu chỉ được coi là hợp pháp khi nó đã được đăng ký mẫu con dấu.

Có hai trường hợp doanh nghiệp có thể được cấp con dấu:

• Trong trường hợp đầu tiên: con dấu của doanh nghiệp sẽ chỉ được cấp sau khi đã hoàn tất đầy đủ các bước trong quá trình thành lập công ty.
• Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp có thể được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Điều kiện khắc con dấu doanh nghiệp

Luật doanh nghiệp 2014 đã đơn giản hóa thủ tục khắc con dấu cho doanh nghiệp. Theo quy định, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Do vậy, để khắc dấu doanh nghiệp, quý khách hàng chỉ cần có giấy phép kinh doanh và liên hệ với Công ty khắc dấu.

• Khách hàng cần có một bản sao y ( không quá 3 tháng ) giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, công ty.
• Quý khách hàng liên hệ với công ty khắc dấu để đăng ký dịch vụ khắc dấu công ty

Điều 43 LDN 2020 quy định điều kiện sử dụng con dấu như sau:

Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung thông báo bao gồm:

• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Làm con dấu công ty cần giấy tờ gì?

Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử.

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký danh nghiệp

Tạo tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại trang dangkyquamang.dkkd.gov.vn; gửi yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh; file scan bản công chứng chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh. Sau 01 ngày làm việc, Sở kể hoạch đầu tư sẽ gửi thông báo cho phép chủ tài khoản sử dụng tài khoản để nộp hồ sơ và ký hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty.

Thành phần hồ sơ:

• Thông báo sử dụng mẫu con dấu, hoặc thông báo thay đổi mẫu con dấu.
• Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu
• Chứng minh thư của người nộp hồ sơ bản sao công chứng.

Bước 3: Nhập thông tin và ký nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp nhập thông tin và scan hồ sơ lưu ở định dạng PDF; tải file mềm hồ sơ đã scan vào mục tương ứng

Doanh nghiệp ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (Chữ ký số dùng để nộp thuế qua mạng của công ty)

Sau 3-5 ngày làm việc Sở kế hoạch đầu tư sẽ đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin tới email của người liên hệ.

Thủ tục tiến hành đăng ký dấu công ty trực tiếp tại cơ quan nhà nước.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).
• Biên bản về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp đối với công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần;
• Quyết định về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu tạm ngưng công ty doanh nghiệp

Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp; doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở; để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp; Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp; thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp của các lần trước đó không còn hiệu lực.

Một số lưu ý về mẫu con dấu doanh nghiệp

Mẫu con dấu là yếu tố quan trọng thể hiện tư cách pháp lý và dấu ấn nhận diện của doanh nghiệp trong các giao dịch chính thức. Tuy không còn bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu như trước đây, nhưng vẫn có những quy định và nguyên tắc sử dụng mà doanh nghiệp cần tuân thủ.

Việc nắm rõ một số lưu ý về mẫu con dấu doanh nghiệp sẽ giúp tránh sai sót và đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình hoạt động. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn không nên bỏ qua khi sử dụng hoặc thiết kế con dấu cho công ty.

Số lượng con dấu: Tùy chọn, do doanh nghiệp tự quyết định.

Mẫu con dấu: Bao gồm hình thức, kích thước, nội dung và màu mực. Mỗi doanh nghiệp phải đưa ra quyết định về hình thức, nội dung và kích thước con dấu.

• Hình thức con dấu có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

Trong nội dung mẫu con dấu, không sử dụng hình ảnh và ngôn ngữ:

• Biểu tượng quốc gia, quốc huy, và biểu tượng Đảng của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, tổ chức vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Sử dụng từ ngữ, biểu tượng và hình ảnh phải tuân thủ các giá trị truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, và bản sắc văn hóa của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm tự đảm bảo tính hợp pháp của mẫu con dấu. Cơ quan đăng ký kinh doanh không có trách nhiệm thẩm tra nội dung của mẫu con dấu của doanh nghiệp trong quá trình xử lý thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Quy định về mẫu con dấu cho các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015:

• Nếu muốn tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mà không cần thông báo cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh.
• Nếu doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu mới hoặc thay đổi màu mực dấu, họ phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo hướng dẫn.
• Nếu doanh nghiệp muốn làm con dấu hoàn toàn mới, họ phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an sẽ cấp Giấy biên nhận cho việc này.
• Trong trường hợp bị mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp có thể làm con dấu mới, nhưng họ phải thông báo việc mất con dấu và mẫu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Ngoài ra phải tìm hiểu kĩ các quy định thủ tục thành lập công ty về việc khắc con dấu công ty để thực hiện suôn sẻ nhất.

Quy định pháp luật hiện hành về khắc dấu doanh nghiệp

Hiện hành không có quy định giải thích cụ thể con dấu doanh nghiệp là gì. Tuy nhiên, thực tế có thể hiểu con dấu doanh nghiệp là phương tiện sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

• Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Khoản 2 Điều 43), doanh nghiệp được quyền quyết định loại và số lượng con dấu, không còn phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như quy định trước đây.
• Trước đây tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định cụ thể về việc thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi Nghị định 01/2021/NĐ-CP được ban hành (có hiệu lực từ ngày 04/01/2021) thì đã bãi bỏ các thủ tục liên quan đến việc thông báo mẫu dấu hay sử dụng/thay đổi/hủy mẫu dấu để phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Tóm lại, doanh nghiệp tự quản lý con dấu, không bắt buộc đăng ký mẫu dấu nữa. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.

Công ty mới thành lập có bắt buộc phải khắc dấu không?

Có. Con dấu là công cụ quan trọng để doanh nghiệp ký kết hợp đồng, văn bản và thực hiện các giao dịch pháp lý. Hầu hết doanh nghiệp đều cần khắc dấu để thuận tiện trong hoạt động.

Công ty được tự quyết định hình thức và số lượng con dấu không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về số lượng, hình thức, kích thước và nội dung con dấu, miễn là thể hiện rõ tên và mã số doanh nghiệp.

Khắc dấu công ty có cần thông báo với cơ quan nhà nước không?

Từ khi Luật Doanh nghiệp mới có hiệu lực, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây.

Đăng ký mẫu dấu online có mất phí không?

Thông thường thủ tục này không phát sinh lệ phí nhà nước. Chi phí chỉ phát sinh nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hỗ trợ.

Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ đăng ký mẫu dấu online không?

Có. Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho đơn vị tư vấn pháp lý thực hiện thay để đảm bảo thao tác đúng và nhanh chóng.