Đăng ký mẫu dấu công ty là gì?

Việc đăng ký mẫu dấu công ty là quá trình tạo và gửi thông tin về mẫu dấu của một công ty cho cơ quan quản lý nhà nước, thường là cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan tư pháp. Mục đích của việc này là xác định và công bố rằng mẫu dấu đó là dấu của công ty và được sử dụng để thực hiện các giao dịch chính thức và pháp lý của công ty.

Đăng ký mẫu dấu là thủ tục doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu dấu mà doanh nghiệp sử dụng sau khi thành lập mới hoặc có sự điều chỉnh thông tin trên mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ. Chỉ khi được đăng ký mẫu con dấu, mẫu dấu của doanh nghiệp mới được coi là hợp pháp.

Quá trình đăng ký mẫu dấu công ty thường bao gồm việc cung cấp thông tin về kiểu dáng và nội dung của mẫu dấu, cùng với thông tin về công ty như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, và thông tin liên hệ. Cơ quan quản lý sau đó sẽ xem xét và xác nhận mẫu dấu này là mẫu dấu của công ty, và sau đó công bố nó trong hồ sơ công ty.

Việc đăng ký mẫu dấu công ty là quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật trong các giao dịch và tài liệu mà công ty thực hiện.

Các loại dấu công ty phổ biến?

Các loại dấu công ty được phân chia dựa trên mục đích sử dụng và giá trị pháp lý trong từng hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi loại dấu sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau, từ việc xác thực văn bản, hợp đồng đến quản lý nội bộ hay giao dịch với đối tác.

Dấu công ty bao gồm một số loại như sau:

• Dấu tròn: Đây là loại dấu thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định tính hợp pháp của doanh nghiệp. Dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng dấu tròn khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
• Dấu vuông gồm các loại: Loại dấu này bao gồm dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty, và tất cả đều có giá trị pháp lý sau khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để công bố thông tin trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các loại dấu này có thể được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan nhà nước.

Việc đăng ký mẫu dấu là quy trình cá nhân hoặc tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu chỉ được coi là hợp pháp khi nó đã được đăng ký mẫu con dấu.

Có hai trường hợp doanh nghiệp có thể được cấp con dấu:

• Trong trường hợp đầu tiên: con dấu của doanh nghiệp sẽ chỉ được cấp sau khi đã hoàn tất đầy đủ các bước trong quá trình thành lập công ty.
• Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp có thể được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Điều kiện để được cấp con dấu công ty

Theo quy định, các công ty có quyền tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu mà họ sử dụng. Một công ty có thể sử dụng nhiều con dấu với hình thức và nội dung khác nhau.

Luật doanh nghiệp 2020, tại Điều 43, quy định: Trước khi sử dụng, thay đổi, hoặc hủy mẫu con dấu, hoặc thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện, công ty phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thông báo này bao gồm:

• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của công ty, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện.
• Số lượng con dấu, mẫu con dấu, và thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Ngoài ra, chỉ các cơ quan nhà nước được phép sử dụng dấu có hình Quốc huy trong các trường hợp được quy định bởi luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp

Dưới đây là các tài liệu cần thiết cho hồ sơ đăng ký mẫu dấu:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu hoặc số lượng con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (khi doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi doanh nghiệp có trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật có thể gửi thông báo trực tiếp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp.

Hồ sơ sẽ được Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xem xét để đảm bảo đáp ứng các điều kiện cần thiết.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi xem xét, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện việc đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu trước đó của doanh nghiệp sẽ không còn hiệu lực nếu doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng

Bước 1: Tạo tài khoản trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại website dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Tiến hành tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty

Theo đó hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty sẽ được thực hiện theo thứ tự như sau:

Chọn phương thức nộp hồ sơ => chọn loại hình đăng ký trực tuyến => Tìm kiếm doanh nghiệp/DVTT để tiến hành đăng ký thay đổi => Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu => Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử => Xác nhận thông tin đăng ký.

Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử

Người đăng ký kê khai thông tin đầy đủ theo các bước:

• Nhập khối thông tin mẫu dấu: Cá nhân nhập các thông tin về mẫu con dấu bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, ghi chú (nếu có);
• Điền khối thông tin Người ký: Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
• Điền khối thông tin người liên hệ: Cá nhân nộp hồ sơ thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông báo về tình trạng xử lý hồ sơ;
• Kiểm tra thông tin hồ sơ: Nhấn nút “kiểm tra thông tin” để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu;

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty

Khi nộp hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, cá nhân nộp hồ sơ cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy)

Hệ thống chấp nhận cả hai loại tài liệu đính kèm:

• Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);
• Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ

Sau khi cá nhân nộp hồ sơ đã điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút “chuẩn bị”.

Nhập mã xác nhận hiển thị trên màn hình. Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ, cá nhân nộp hồ sơ phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ. Hệ thống tự động chọn Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/ thành phố của địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp đã nhập tại bước nhập thông tin.

Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút “xác nhận” để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.

Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng: OD-xxxxxxx/xx. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin.

Bước 6: Ký số/ xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Việc chỉ định người ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điên tử.

Để tiến hành ký số/xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ cần ký, nhấn nút “ký số/xác thực bằng tài khoản ĐKKD” để tiến hành ký số/xác thực.

Khi hồ sơ đã có đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “đã ký” . nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, cá nhân nộp hồ sơ có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, sau đó nhấn nút “Hủy bỏ việc ký hồ sơ” và thực hiện lại bước ký lên hồ sơ từ đầu.

Bước 7: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm đã ký vào hồ sơ, cá nhân nộp hồ sơ bấm nút “Nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD”.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện từ, cá nhân nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.

Bước 9: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

Sau khi hồ sơ đã được nộp trưc̣ tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiêp̣ nôp̣ . Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiêp̣ sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ nhậṇ đươc̣ email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

Các bước nộp hồ sơ sửa đổi bổ sung:

• Xem thông báo sửa đổi, bổ sung;
• Sửa đổi thông tin/tài liệu đính kèm;
• Ký xác thực hồ sơ;
• Nhận giấy biên nhận mới.

Bước 10: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp . Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký. Đối với hồ sơ thông báo mẫu dấu, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu mẫu dấu của doanh nghiệp đã được đăng tải.

Các câu hỏi thường gặp về đăng ký mẫu dấu công ty online

Đăng ký mẫu dấu công ty online là gì?

Đăng ký mẫu dấu công ty online là hình thức thực hiện thủ tục thông báo/đăng ký mẫu dấu thông qua hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế đi lại.

Công ty mới thành lập có bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu online không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu như trước. Tuy nhiên, một số đơn vị vẫn thực hiện để thuận tiện quản lý nội bộ hoặc theo yêu cầu đối tác.

Điều kiện để đăng ký mẫu dấu công ty online là gì?

Doanh nghiệp cần đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có con dấu hợp pháp và tài khoản đăng nhập hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Thời gian xử lý đăng ký mẫu dấu online mất bao lâu?

Nếu thực hiện (trong trường hợp cần thiết), thời gian xử lý thường nhanh, từ 1 – 2 ngày làm việc tùy hệ thống.

Đăng ký mẫu dấu online có mất phí không?

Thông thường thủ tục này không phát sinh lệ phí nhà nước. Chi phí chỉ phát sinh nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hỗ trợ.

Có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ đăng ký mẫu dấu online không?

Có. Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho đơn vị tư vấn pháp lý thực hiện thay để đảm bảo thao tác đúng và nhanh chóng.