Đăng ký mẫu dấu công ty là gì?

Đăng ký mẫu dấu công ty là việc doanh nghiệp thực hiện quy trình pháp lý để xác lập hình thức, nội dung và mẫu thiết kế con dấu trước khi đưa vào sử dụng trong hoạt động kinh doanh.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định loại dấu (dấu khắc hoặc dấu điện tử), số lượng, hình thức và nội dung con dấu, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo không vi phạm điều cấm của pháp luật, đạo đức xã hội, hoặc gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước.

Từ năm 2021, việc đăng ký mẫu dấu không còn là thủ tục bắt buộc với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ thông tin nội bộ về mẫu dấu và sử dụng nhất quán để đảm bảo tính pháp lý trong các văn bản giao dịch.

Vai trò của con dấu điện tử có phải là chữ ký số không?

Theo điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, con dấu điện tử của công ty được ghi nhận tồn tại dưới hình thức các loại chữ ký số và chữ ký điện tử của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là nội dung hoàn toàn mới của Luật Doanh nghiệp 2020 so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Như vậy, chữ ký số cũng đóng vai trò là con dấu điện tử của Doanh nghiệp.

Chức năng của chữ ký số tương tự như chữ ký tay và con dấu của một Doanh nghiệp. Chữ ký số sẽ được sử dụng để ký kết, định danh trên các văn bản và tài liệu số nhằm đảm bảo tính bảo mật, an toàn cho các giao dịch điện tử thông qua mạng internet.

Có thể sử dụng chữ ký số để phục vụ cho rất nhiều việc như kê khai và nộp Thuế trực tuyến, Bảo hiểm xã hội điện tử, Hải quan điện tử; ký hóa đơn điện tử; giao dịch chứng khoán, ngân hàng qua internet; thực hiện các thủ tục hành chính thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia; ký nội bộ trong doanh nghiệp bằng chữ ký nội bộ, …

Quy định pháp luật về con dấu điện tử

Kể từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực. So với Luật Doanh nghiệp 2014 được áp dụng từ ngày 01/07/2015, Luật Doanh nghiệp 2020 có những quy định mới về con dấu điện tử cho Doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Điều kiện để sử dụng con dấu điện tử

Tại khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trước khi sử dụng, Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp.”

Tuy nhiên đến Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định trên đã được loại bỏ. Như vậy, kể từ ngày 01/01/2021, Doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh mới có thể sử dụng con dấu điện tử.

Quy định hình thức của con dấu

Tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của Doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng Doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về hình thức và nội dung của con dấu điện tử sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật nào.

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Khoản 3 điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của Doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, theo quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của Doanh nghiệp có thể tự ban hành các quy chế đối với việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu của mình.

Bên cạnh đó, luật mới cũng hạn chế trường hợp sử dụng con dấu của Doanh nghiệp. Từ ngày 01/01/2021, các bên giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu. Thay vào đó, Doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu điện tử trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Điều cấm khi đăng ký sử dụng con dấu điện tử của công ty

Doanh nghiệp không được phép sử dụng các hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau trong nội dung hoặc hình thức của con dấu, bao gồm:

• Quốc kỳ, quốc huy, đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên gọi của nhà nước, thể chế nhà nước, lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, hiệp hội của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Từ ngữ, dấu hiệu, hình ảnh vi phạm lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và các quy định pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, chữ viết, ký hiệu trong nội dung hoặc dưới hình thức con dấu.

Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu điện tử

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, Doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu, nhưng nội dung con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về thông tin phải thể hiện trong nội dung của con dấu điện tử như trên đã bị bãi bỏ. Tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp mình.

Không chỉ vậy, cũng theo Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp cũng có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của Doanh nghiệp.

Không cần thông báo mẫu con dấu của công ty trước khi sử dụng

Khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau: “Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu điện tử mà mình sử dụng nữa.

Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu

Khoản 3 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định “Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.”

Quy định về con dấu điện tử trên đã được Luật Doanh nghiệp năm 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Khoản 3 điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau: “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của Doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Điều kiện để sử dụng con dấu

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu dấu hoặc điều chỉnh số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đơn vị đặt trụ sở. Việc này nhằm cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung thông báo bao gồm:

• Tên, mã số và địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc
• Số lượng, mẫu con dấu và thời điểm bắt đầu sử dụng.

Đối với con dấu có chứa hình Quốc huy, chỉ các tổ chức được quy định cụ thể trong luật, nghị định, quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên mới được phép sử dụng.

Lưu ý khi thiết kế mẫu con dấu:

• Không sử dụng Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ Việt Nam
• Tránh dùng tên, biểu tượng của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội
• Không chứa hình ảnh, từ ngữ vi phạm đạo đức, văn hóa, thuần phong mỹ tục
• Không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba.

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty

Căn cứ Phần II Công văn số 579/BCA-C06 ngày 25/02/2025 và các quy định liên quan tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP), hồ sơ đăng ký mẫu con dấu được chia thành hai nhóm chính:

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (Theo khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)

Tùy theo loại hình tổ chức, hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

– Cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.

– Tổ chức sự nghiệp:

• Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động;
• Giấy phép hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành (nếu pháp luật yêu cầu).

– Tổ chức xã hội, quỹ, tổ chức phi chính phủ:

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
• Điều lệ hoạt động đã được phê duyệt hợp lệ.

Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu (Theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP)

Áp dụng trong trường hợp có thay đổi về tổ chức, tên gọi, chức danh… Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, trong đó nêu rõ lý do và thông tin người liên hệ
• Quyết định thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Hướng dẫn đăng ký mẫu dấu công ty

Việc đăng ký mẫu con dấu được thực hiện trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Công an tỉnh nơi tổ chức đặt trụ sở (ví dụ: Công an tỉnh Kiên Giang). Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng thành phần quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa

– Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa – Công an cấp tỉnh nơi tổ chức đặt trụ sở.

– Người đến nộp hồ sơ phải:

• Có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền hợp lệ
• Xuất trình Căn cước công dân, CMND, hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
• Hồ sơ gồm bản chính hoặc bản sao có chứng thực; nếu là bản sao không chứng thực thì phải mang theo bản chính để đối chiếu.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra như sau:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cấp giấy biên nhận, ghi rõ ngày tiếp nhận và ngày trả kết quả
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện
• Nếu không đủ điều kiện theo Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận sẽ ban hành văn bản từ chối theo đúng thời hạn quy định

Nếu nộp trực tuyến qua cổng thông tin điện tử, kết quả xử lý sẽ được phản hồi qua địa chỉ điện tử của tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nộp lại giấy biên nhận
• Nhận con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu từ cơ quan có thẩm quyền.

Chi phí làm con dấu tròn công ty phần mềm

Con dấu tròn là một phần quan trọng trong hoạt động pháp lý của công ty phần mềm, dùng để ký kết hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ pháp lý khác. Việc nắm rõ chi phí làm con dấu tròn giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách và lựa chọn dịch vụ uy tín, hợp pháp.

Chi phí làm con dấu tròn gồm lệ phí nhà nước, chi phí khắc con dấu, cũng như chi phí dịch vụ bên ngoài nếu sử dụng đơn vị trung gian.

Ngoài ra, các yếu tố như loại con dấu (thường, thông minh, mẫu đặc biệt), số lượng con dấu, và hình thức khắc cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí. Hiểu rõ cấu trúc chi phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hợp pháp.

Chi phí nhà nước – lệ phí cấp giấy

Khi làm con dấu tròn, doanh nghiệp phải nộp lệ phí nhà nước theo quy định. Lệ phí này bao gồm lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan công chứng hoặc Sở KHĐT. Mức lệ phí thường không cao nhưng là khoản bắt buộc để con dấu được pháp luật công nhận. Thanh toán đầy đủ lệ phí giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về hợp đồng, hóa đơn và các giao dịch pháp lý liên quan.

Chi phí khắc con dấu và dịch vụ bên ngoài

Chi phí khắc con dấu tròn bao gồm chi phí vật liệu, thiết bị khắc và công khắc tại các đơn vị dịch vụ uy tín. Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ bên ngoài như công ty tư vấn pháp lý hoặc dịch vụ khắc con dấu trọn gói, chi phí có thể bao gồm cả tư vấn hồ sơ, giao nhận con dấu và hỗ trợ đăng ký. Mức phí dao động tùy theo chất liệu con dấu, hình thức khắc (cơ học hay laser) và loại con dấu đặc biệt như con dấu điện tử thông minh.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

Chi phí làm con dấu tròn bị ảnh hưởng bởi: số lượng con dấu, loại con dấu (thường, mẫu đặc biệt, điện tử), chất liệu khắc, dịch vụ hỗ trợ đi kèm, và khu vực làm con dấu. Chuẩn bị trước các yếu tố này giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác và chọn được dịch vụ phù hợp, đảm bảo con dấu hợp pháp và sử dụng thuận tiện.

Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng quy định về con dấu điện tử

Những quy định mới về con dấu điện tử trong Luật Doanh nghiệp 2020 đã giúp đơn giản hóa vấn đề quản lý và sử dụng con dấu. Đồng thời, những quy định mới về con dấu điện tử của công ty cũng phù hợp với xu thế hội nhập chung hiện nay.

Việc giao quyền tự chủ cho Doanh nghiệp trong những vấn đề liên quan đến con dấu giúp Doanh nghiệp đỡ được phiền hà, tốn kém về tiền bạc và thời gian. Các Doanh nghiệp được giảm gánh nặng xin cấp phép, xác nhận hoặc chấp thuận về con dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Một số thắc mắc thường gặp liên quan đến đăng ký mẫu dấu công ty

Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần có phải đăng ký mẫu dấu tại Công an như trước đây?

Không. Đối với doanh nghiệp nói chung (trừ cơ quan nhà nước), không còn thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu và sử dụng ngay sau khi ban hành nội quy quản lý, sử dụng dấu nội bộ.

Có thể sử dụng cả dấu tròn và dấu chữ ký số song song không?

Có thể. Doanh nghiệp được sử dụng song song nhiều loại dấu như dấu tròn khắc truyền thống, dấu vuông, chữ ký số… miễn sao đảm bảo thống nhất và tuân thủ quy định nội bộ đã ban hành.

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ thì có cần làm lại mẫu dấu không?

Có thể cần thiết. Nếu mẫu dấu hiện tại có chứa thông tin tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ, khi thay đổi các nội dung đó, doanh nghiệp nên làm lại con dấu để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính pháp lý.

Làm mất con dấu doanh nghiệp có bị xử phạt không?

Mặc dù không bị xử phạt hành chính trực tiếp, nhưng việc mất con dấu có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch, gây rủi ro về pháp lý. Do đó, doanh nghiệp nên báo cáo nội bộ, tiến hành hủy mẫu dấu cũ (nếu cần) và làm lại mẫu mới kèm theo ban hành quy chế sử dụng rõ ràng.