Để thành lập công ty phần mềm và hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Từ điều kiện về chủ thể thành lập, tên doanh nghiệp, ngành nghề đăng ký cho đến trụ sở, vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật, mỗi yếu tố đều ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đăng ký và vận hành công ty.

Việc nắm rõ điều kiện thành lập công ty phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác, rút ngắn thời gian thành lập và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Thông tư 13/2020/TT-BTTTT có hiệu lực từ ngày 19/08/2020.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

Công ty phần mềm là gì?

Công ty phần mềm là công ty sở hữu các sản phẩm là phần mềm công nghệ. Bên cạnh đó, công ty cũng phân phối và sản xuất về phần mềm. Công ty phần mềm chính là các công ty hoạt động trong ngành công nghiệp phần mềm.Tại sao nên thành lập công ty phần mềm?

Điều kiện thành lập công ty phần mềm

Về người đại diện theo pháp luật của công ty

Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phần mềm phải là cá nhân và đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có thể là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài, từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp được quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Không bắt buộc phải là người góp vốn thành lập công ty.

Về tên công ty phần mềm

Tên của công ty phần mềm cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải đủ 2 thành tố: Loại hình công ty + Tên riêng. Ví dụ:  Công ty cổ phần phần mềm MOR.
• Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
• Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục để đặt tên công ty.
• Không sử dụng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội để đặt tên công ty nếu chưa được sự chấp thuận của các cơ quan đó.

Về mã ngành sản xuất phần mềm

Khi làm thủ tục thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần đăng ký các mã ngành nghề trong bảng sau:

Lưu ý: Sản xuất, kinh doanh phần mềm không phải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Ngoại trừ, trường hợp doanh nghiệp kinh doanh thiết bị, phần mềm ngụy trang dùng để ghi âm, ghi hình, định vị thì sau khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, cần phải xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự mới được hoạt động ngành nghề này.

Về địa chỉ trụ sở của công ty phần mềm

• Trụ sở chính công ty phần mềm phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng, có chức năng kinh doanh thương mại (như tòa nhà văn phòng, nhà riêng (có sổ đỏ)…). Ví dụ: Tầng 24, Keangnam Hanoi Landmark Tower, khu E6, Khu đô thị m, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Tuyệt đối không sử dụng địa chỉ giả, không sử dụng địa chỉ của căn hộ chung cư, nhà tập thể hoặc những nơi có chức năng để ở để làm địa chỉ trụ sở chính.

Về vốn điều lệ công ty phần mềm

Đăng ký ngành nghề kinh doanh, sản xuất phần mềm không yêu cầu vốn pháp định. Do đó, tùy thuộc vào khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể chọn mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính và nhu cầu của công ty.

Vốn điều lệ cao hay thấp chỉ ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài doanh nghiệp phải nộp:

Về thành viên, cổ đông góp vốn thành lập công ty

Chủ thể thành lập (các thành viên, cổ đông) thành lập công ty cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là cá nhân, từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự hoặc tổ chức pháp nhân.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp được quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ và thủ tục thành lập công ty phần mềm

Quy trình thành lập công ty sản xuất, kinh doanh phần mềm như sau:

Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty phần mềm

Căn cứ Điều 21 đến Điều 24 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thành lập công ty phần mềm gồm có:

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty phần mềm.
• Điều lệ công ty phần mềm.
• Danh sách thành viên công ty (đối với công ty TNHH 2 thành viên/công ty hợp danh).
• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên/cổ đông góp vốn là cá nhân.
• Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức.
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức và bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền.
• Giấy ủy quyền cho 1 tổ chức thay doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại Sở KHĐT (nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện).
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ thành lập công ty phần mềm tại Sở KHĐT

Tùy thuộc vào từng tỉnh thành, doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (áp dụng với 1 số tỉnh thành như Hà Nội, Đà Nẵng, TP. HCM, Bình Dương…).
• Cách 2: Nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Nhận kết quả tại Sở KHĐT

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ và thực hiện nộp lại.

Đăng công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải đăng thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Đăng ký kinh doanh) theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Nội dung đăng thông báo gồm các nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin về các thành viên/cổ đông góp vốn…
• Lệ phí đăng thông báo: 100.000 đồng/lần theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.

Hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập công ty phần mềm

Sau khi được cấp Đăng ký kinh doanh, công ty phần mềm cần thực hiện ngay các việc sau:

• Khắc con dấu pháp nhân.
• Treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính.
• Mua chữ ký số để kê khai, nộp báo cáo, nộp thuế điện tử…
• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế.
• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.
• Phát hành hóa đơn điện tử nếu công ty có nhu cầu xuất hóa đơn.
• Góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày có Đăng ký kinh doanh.
• Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép con/chứng chỉ hành nghề (nếu có).

Quy trình thành lập công ty phần mềm

Dưới đây là quy trình thủ tục thành lập công ty phần mềm chi tiết, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các bước đăng ký một cách nhanh chóng, chính xác:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
• Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của công ty.
• Bước 3: Theo dõi và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau khi hồ sơ được xét duyệt và thông qua.
• Bước 4: Tiến hành khắc dấu pháp nhân cho công ty và thực hiện các thủ tục hậu thành lập như: công bố thông tin doanh nghiệp, đăng ký chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng và kê khai thuế ban đầu.

Những thủ tục cần hoàn tất ngay sau khi thành lập công ty phần mềm thành công

Sau khi hoàn tất thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần phải thực hiện những thủ tục cần thiết dưới đây:

Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Khi doanh nghiệp phần mềm hoạt động liên quan đến cung cấp dịch vụ, sản xuất phần mềm,…. thì cần phải xuất hóa đơn. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp chỉ cần thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau 2 ngày kể từ khi có sự chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử này một cách hợp pháp.

Doanh nghiệp phần mềm cần thực hiện đóng thuế đầy đủ

Sau khi thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần tuân thủ việc đóng thuế đầy đủ. Các loại thuế cụ thể bao gồm:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Doanh nghiệp nộp tiền thuế TNDN tạm tình hàng quý theo kết quả kinh doanh tạm thời và nộp đầy đủ phần còn thiếu vào kỳ quyết toán năm.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Nộp theo các kỳ báo cáo thuế của doanh nghiệp.
• Lệ phí môn bài: Công ty phần mềm phải nộp lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tuyển kế toán hoặc dịch vụ kế toán

• Thuê kế toán hoặc dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề liên quan đến thuế, kê khai thuế. Lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín, chất lượng, hiệu quả là điều cần thiết.

Công ty phần mềm phải tiến hành kê khai thuế

Chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế là việc làm cực kỳ quan trọng với những công ty phần mềm mới thành lập. Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu đăng ký hình thức kế toán cùng loại hóa đơn sử dụng;
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán;
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định;
• Tờ khai lệ phí môn bài (doanh nghiệp có thể nộp qua mạng);
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin với cơ quan thuế qua phương thức điện tử.

Sau đó, doanh nghiệp mang hồ sơ đến Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính để nộp.

Mua chữ ký số để kê khai, đóng thuế online

• Chữ ký số đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục và hồ sơ qua mạng như giao dịch qua ngân hàng, ký hợp đồng online hay bảo hiểm xã hội… Mà không cần phải tốn thời gian đi lại, in ấn và đóng dấu.
• Một số đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hiện nay như FPT, Viettel, CK, BKAV, Vina, New CA … Tương tự, mỗi công ty phần mềm có thể dùng nhiều chữ ký số nhưng 1 chữ ký số chỉ được dùng riêng cho một công ty phần mềm.

Đăng ký tài khoản ngân hàng

• Đăng ký tài khoản ngân hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hiện nay, những giao dịch trên 20 triệu đồng cũng bắt buộc chuyển khoản nên việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là điều cần thiết.
• Công ty phần mềm chỉ cần mang theo con dấu cùng giấy phép đăng ký doanh nghiệp, Giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện pháp luật để mở tài khoản ngân hàng. Sau khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp nộp thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và đăng ký nộp thuế điện tử cho công ty.
• Một công ty phần mềm có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.

Việc đáp ứng đầy đủ điều kiện thành lập công ty phần mềm là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và ổn định trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Khi tuân thủ đúng các quy định về chủ thể, ngành nghề, vốn, trụ sở và người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp sẽ thuận lợi trong quá trình đăng ký kinh doanh cũng như triển khai hoạt động sau này.

Do đó, việc tìm hiểu kỹ các điều kiện và chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp công ty phần mềm tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý và phát triển bền vững lâu dài.

Một số câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty kinh doanh phần mềm

Chi phí thành lập công ty phần mềm là bao nhiêu?

Tổng chi phí thành lập công ty phần mềm là 1.200.000 đồng, đã bao gồm lệ phí nhà nước, phí dịch vụ của Song Minh, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép kinh doanh và con dấu pháp nhân.

Thành lập công ty phần mềm được hưởng những ưu đãi gì về thuế?

Công ty phần mềm được hưởng những ưu đãi về thuế cụ thể như sau:

• Một là, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh phần mềm không phải chịu thuế GTGT.
• Hai là, được hưởng ưu đãi thuế TNDN với mức thuế suất 10% trong vòng 15 năm kể từ năm đầu tiên có doanh thu từ dự án sản xuất phần mềm được đầu tư mới (Thuế suất TNDN thông thường là 20%). Thời gian miễn, giảm thuế: Miễn thuế 04 năm, giảm 50% số thuế phải nộp trong 09 năm kể từ năm đầu tiên có thu nhập chịu thuế.
• Ba là, được miễn thuế nhập khẩu đối với nguyên vật liệu, vật tư, linh kiện phục vụ cho sản xuất sản phẩm phần mềm, dịch vụ công nghệ thông tin của doanh nghiệp hoặc hàng hóa dùng để tạo tài sản cố định.