Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường quản lý doanh thu, việc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh. Hình thức hóa đơn này giúp ghi nhận giao dịch bán hàng theo thời gian thực, hạn chế sai sót và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, không ít hộ kinh doanh vẫn còn lúng túng trong cách đăng ký, thiết lập và xuất hóa đơn đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh, giúp bạn thực hiện đúng quy trình, thuận tiện trong kê khai thuế và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị Định 123 (sửa đổi bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) định nghĩa:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Máy tính tiền là gì?
“Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.”
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
“Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 70/2025/NĐ-CP”
Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/06/2025 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (quy định tại khoản 1 Điều 51) có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
- Ăn uống;
- Nhà hàng;
- Khách sạn;
- Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim,
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Phân biệt rõ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường
Có rất nhiều hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhầm lẫn giữa HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và HĐĐT thông thường. Đối với HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có đặc trưng cơ bản là dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp, liên tục đến cơ quan thuế, có mã hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo dải riêng, hóa đơn không cần chữ ký số.
Bảng so sánh giữa HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và HĐĐT thông thường dưới đây sẽ giúp các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phân biệt rõ hơn.
| TIÊU CHÍ | HĐĐT THÔNG THƯỜNG | HĐĐT KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN |
| Khởi tạo | Tạo từ phần mềm HĐĐT được cài đặt trên máy tính. | Tạo trực tiếp từ máy tính tiền. |
| Kết nối với cơ quan thuế | Không kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. | Máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. |
| Dữ liệu | Truyền đến cơ quan thuế theo quy định chung của pháp luật | Truyền trực tiếp, liên tục đến cơ quan thuế tại thời điểm lập hóa đơn. |
| Mã hóa đơn | Được cấp bởi phần mềm HĐĐT hoặc theo quy định chung. | Được cấp bởi Cục thuế theo dải riêng. |
| Chữ ký số | Yêu cầu chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ. | Không bắt buộc chữ ký số. |
| Đặc điểm nhận dạng | Không có ký hiệu đặc biệt. | Cần có ký hiệu đặc biệt để dễ dàng nhận biết. |
Việc nắm rõ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ giúp người dùng tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác đối với hoạt động kế toán, tài chính. Trong bối cảnh có nhiều đổi mới nhằm xây dựng và phát triển xã hội số, người dùng cần chủ động cập nhật quy định, thực hiện rà soát, điều chỉnh phần mềm, thiết bị máy tính tiền để đáp ứng yêu cầu về hóa đơn theo quy định của pháp luật.
5 quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền cần nắm rõ
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- Đơn vị có đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế;
- Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, email;
- Đơn vị sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, có dẫn truyền dữ liệu hoá đơn điện tử tới Cơ quan thuế;
Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm HĐ ĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.
Nguyên tắc áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Dựa theo điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:
- Thứ nhất, đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Thứ hai, đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số
- Thứ ba, Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn);
Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Lưu ý:
Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
- Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;
Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp.
Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định tại khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
Như vậy có thể thấy thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hoặc hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ.
Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Sau đây là những lợi ích nổi bật khi áp dụng hoá đơn máy tính tiền:
Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế
- Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn
- Minh bạch các hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, trung thực từ hộ kinh doanh
Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực khi mua hoá đơn chứng từ hợp pháp, xử lý sai sót trực tiếp cho những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị khi cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế…
- Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế;
- Đơn vị kinh doanh sử hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng minh bạch, thuận tiện hơn, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.
Như vậy, Việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế như là nhà hàng, quán ăn…
Nhằm hỗ trợ Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh thuộc diện đối tượng triển khai hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định, MISA gửi tặng quý khách hàng ƯU ĐÃI đặc biệt chỉ trong tháng 6/2025:
Cách xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh
Sau đây, là các bước hướng dẫn đăng ký, lập và phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trên phần mềm meInvoice Web.
Trước khi phát hành hóa đơn, bạn cần đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Trước khi phát hành hóa đơn, bạn cần đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Thủ tục đăng kí: Người nộp thuế truy cập Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn để đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Sau đó thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo trực tiếp từ MTT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Cục Thuế xác nhận tiếp nhận hồ sơ đăng ký: Sau khi nhận được đăng ký, Cổng TTĐT của Cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT (Phụ lục IB Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Thông báo này được gửi đến địa chỉ email mà người nộp thuế đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Kiểm tra và phản hồi kết quả đăng ký: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, hệ thống của Cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của người nộp thuế với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh và xác thực điện tử. Sau khi đối chiếu, cơ quan thuế sẽ gửi kết quả xác nhận đăng ký cho người nộp thuế.
Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn máy tính tiền có các thông tin cần thể hiện
- Vào mục Đăng ký phát hành\Mẫu hóa đơn -> nhấn Thêm mới -> Chọn mẫu hóa đơn máy tính tiền cần khởi tạo.
- Khai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn.
- Thiết lập hiển thị các thông tin nêu trên tại bước Tùy chỉnh nội dung chi tiết hóa đơn.
- Thông tin người bán: tích chọn hiển thị Mã cửa hàng, Tên cửa hàng.
- Thông tin người mua: tích chọn hiển thị: MSĐVCQHVNS, Họ và tên người mua hàng, Số căn cước công dân, Số hộ chiếu.
- Nhấn Lưu để hoàn thành việc tạo mẫu hóa đơn.
Bước 3: Xuất hóa đơn máy tính tiền có các thông tin cần thể hiện
- Vào mục Hóa đơn -> Hóa đơn máy tính tiền -> nhấn Thêm mới.
- Chọn mẫu hóa đơn máy tính tiền cần phát hành.
- Khai báo chi tiết thông tin trên hóa đơn.
- Nhấn Lưu và phát hành để phát hành hóa đơn.
- Tích chọn Gửi hóa đơn đơn cho khách hàng: Chương trình tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi phát hành và cấp mã hóa đơn.
- Lựa chọn ký số/không ký số lên hóa đơn theo nhu cầu của đơn vị.
Nhấn Phát hành.
Lưu ý về hóa đơn máy tính tiền:
- Người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày, chi tiết xem tại đây
- Căn cứ khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số
Việc xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế mà còn hỗ trợ quản lý doanh thu minh bạch, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Khi thực hiện đúng quy trình đăng ký, thiết lập và sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh sẽ hạn chế được sai sót, tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro bị xử phạt.
Trong quá trình áp dụng, nếu gặp khó khăn về thủ tục hoặc kỹ thuật, hộ kinh doanh nên chủ động tìm hiểu quy định mới hoặc liên hệ đơn vị tư vấn uy tín để được hỗ trợ kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định và bền vững.
Câu hỏi liên quan đến hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Khi nào cần phải áp dụng Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền?
Cục Thuế đang yêu cầu các địa phương triển khai nhiều giải pháp quyết liệt để 100% cơ sở kinh doanh đã đăng ký sẽ sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Đặc biệt, công văn của Chi cục Thuế khu vực 1 thông báo về việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tới các hộ, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền nhưng không đăng ký sử dụng HĐĐT MTT có kết nối chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế có thể bị phạt từ 2-10 triệu đồng.
Máy tính tiền có phải là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp?
Máy tính tiền là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp bởi những nguyên nhân sau:
- Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,…
- Máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
Có cần làm thông báo phát hành hóa đơn?
Khác với trước đây, khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thay vì làm thông báo phát hành hóa đơn.
Cụ thể, theo Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định này.