Hồ sơ thành lập công ty sản xuất phần mềm là bước chuẩn bị quan trọng đầu tiên để doanh nghiệp chính thức hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Việc nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết, từ thông tin người đại diện, ngành nghề đăng ký đến vốn điều lệ và trụ sở công ty, sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định ngay từ đầu cũng tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho công ty sản xuất phần mềm phát triển ổn định và lâu dài.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Thông tư 13/2020/TT-BTTTT có hiệu lực từ ngày 19/08/2020.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

Công ty phần mềm là gì?

Công ty phần mềm là công ty sở hữu các sản phẩm là phần mềm công nghệ. Bên cạnh đó, công ty cũng phân phối và sản xuất về phần mềm. Công ty phần mềm chính là các công ty hoạt động trong ngành công nghiệp phần mềm.Tại sao nên thành lập công ty phần mềm?

Phạm vi hoạt động công ty phần mềm

Theo quy đinh tại Điều 3 Nghị định 71/2007/NĐ-CP sản phẩm phần mềm và dịch vụ vụ phần mềm được quy định như sau:

• Sản phẩm phần mềm là phần mềm và tài liệu kèm theo được sản xuất và được thể hiện hay lưu trữ ở bất kỳ một dạng vật thể nào, có thể được mua bán hoặc chuyển giao cho đối tượng khác khai thác, sử dụng.
• Dịch vụ phần mềm là hoạt động trực tiếp hỗ trợ, phục vụ việc sản xuất, cài đặt, khai thác, sử dụng, nâng cấp, bảo hành, bảo trì phần mềm và các hoạt động tương tự khác liên quan đến phần mềm.

Như vậy, đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp phần mềm là sản phẩm phần mềm và dịch vụ phần mềm.

Hồ sơ thành lập công ty sản xuất phần mềm

Thủ tục thành lập công ty sản xuất phần mềm có quy trình cụ thể như sau:

Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty gồm có:

• Điều lệ công ty sản xuất phần mềm;
• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp sản xuất phần mềm;
• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần);
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên);
• Giấy ủy quyền (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật);
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của các thành viên, đại diện pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ:

Có 2 hình thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là nộp trực tiếp và nộp qua mạng. Tuy nhiên, có một số tỉnh thành lớn như: TP. HCM, Hà Nội, Bình Dương… bắt buộc nộp hồ sơ qua mạng mà không nhận hồ sơ trực tiếp.

Nộp hồ sơ trực tiếp:

Sau khi hoàn thành hồ sơ, bạn nộp tại bộ phận tiếp nhận của Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp giấy xác nhận đăng ký doanh nghiệp. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này sẽ ra thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp.

Nộp hồ sơ qua mạng:

Bạn truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thực hiện 5 bước sau:

• Bước 1: Tạo tài khoản và đăng nhập tại Cổng thông tin quốc gia;
• Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Bước 3: Nhập các thông tin vào hệ thống đăng ký kinh doanh;
• Bước 4: Scan và tải tài liệu đính kèm;
• Bước 5: Ký xác thực và nộp hồ sơ.

Trong vòng 3 – 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ gửi email phản hồi về việc đăng ký thủ tục thành lập doanh nghiệp.

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, bạn không cần nộp bộ hồ sơ gốc, mà chỉ cần in giấy biên nhận và nhận kết quả trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT;
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ phải chỉnh sửa, bổ sung theo thông báo phản hồi của Sở KH&ĐT và tiến hành nộp lại.

Điều kiện thành lập công ty phần mềm

Về người đại diện theo pháp luật của công ty

Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phần mềm phải là cá nhân và đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có thể là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài, từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp được quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Không bắt buộc phải là người góp vốn thành lập công ty.

Về tên công ty phần mềm

Tên của công ty phần mềm cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải đủ 2 thành tố: Loại hình công ty + Tên riêng. Ví dụ:  Công ty cổ phần phần mềm MOR.
• Không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
• Không sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục để đặt tên công ty.
• Không sử dụng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội để đặt tên công ty nếu chưa được sự chấp thuận của các cơ quan đó.

Về mã ngành sản xuất phần mềm

Khi làm thủ tục thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần đăng ký các mã ngành nghề trong bảng sau:

Lưu ý: Sản xuất, kinh doanh phần mềm không phải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Ngoại trừ, trường hợp doanh nghiệp kinh doanh thiết bị, phần mềm ngụy trang dùng để ghi âm, ghi hình, định vị thì sau khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, cần phải xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự mới được hoạt động ngành nghề này.

Về địa chỉ trụ sở của công ty phần mềm

• Trụ sở chính công ty phần mềm phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng, có chức năng kinh doanh thương mại (như tòa nhà văn phòng, nhà riêng (có sổ đỏ)…). Ví dụ: Tầng 24, Keangnam Hanoi Landmark Tower, khu E6, Khu đô thị m, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Tuyệt đối không sử dụng địa chỉ giả, không sử dụng địa chỉ của căn hộ chung cư, nhà tập thể hoặc những nơi có chức năng để ở để làm địa chỉ trụ sở chính.

Về vốn điều lệ công ty phần mềm

Đăng ký ngành nghề kinh doanh, sản xuất phần mềm không yêu cầu vốn pháp định. Do đó, tùy thuộc vào khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể chọn mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính và nhu cầu của công ty.

Vốn điều lệ cao hay thấp chỉ ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài doanh nghiệp phải nộp:

Về thành viên, cổ đông góp vốn thành lập công ty

Chủ thể thành lập (các thành viên, cổ đông) thành lập công ty cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là cá nhân, từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự hoặc tổ chức pháp nhân.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp được quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

Quy trình thành lập công ty phần mềm

Dưới đây là quy trình thủ tục thành lập công ty phần mềm chi tiết, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các bước đăng ký một cách nhanh chóng, chính xác:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
• Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của công ty.
• Bước 3: Theo dõi và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau khi hồ sơ được xét duyệt và thông qua.
• Bước 4: Tiến hành khắc dấu pháp nhân cho công ty và thực hiện các thủ tục hậu thành lập như: công bố thông tin doanh nghiệp, đăng ký chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng và kê khai thuế ban đầu.

Những ưu đãi dành cho công ty sản xuất phần mềm

Thành lập công ty sản xuất phần mềm sẽ được hưởng nhiều ưu đãi thuế và ưu đãi đầu tư. Các ưu đãi với doanh nghiệp sản xuất phần mềm gồm có:

• Sản xuất phần mềm và dịch vụ phần mềm không phải chịu thuế giá trị gia tăng;
• Ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp gồm có: thuế suất ưu đãi 10% trong thời hạn 15 năm; miễn thuế 4 năm, giảm 50% số thuế phải nộp trong 9 năm tiếp theo;
• Miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu để tạo tài sản cố định hoặc các nguyên liệu, vật tư, linh kiện nhập khẩu để sản xuất;
• Miễn, giảm tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, thuế sử dụng đất;
• Khấu hao nhanh, tăng mức chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

Các chính sách thuế áp dụng cho công ty kinh doanh phần mềm

Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách ưu đãi về thuế nhằm thúc đẩy sự phát triển của ngành công nghiệp phần mềm. Việc nắm rõ các chính sách thuế này sẽ giúp các công ty kinh doanh phần mềm tối ưu hóa nguồn lực, tận dụng được các ưu đãi và vận hành hiệu quả hơn.

– Ưu đãi thuế giá trị gia tăng (VAT) đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh phần mềm

Theo chính sách nhằm khuyến khích phát triển công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ vào đời sống, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, dù là sản xuất hay kinh doanh, sẽ được miễn chịu thuế giá trị gia tăng (VAT) cũng như thuế nhập khẩu đối với sản phẩm phần mềm.

– Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với doanh nghiệp sản xuất phần mềm

Đối với doanh nghiệp sản xuất phần mềm, chính sách ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp được áp dụng như sau kể từ khi thành lập:

• Từ năm 1 đến năm 4: Miễn hoàn toàn thuế TNDN.
• Từ năm 5 đến năm 13: Giảm 50% thuế TNDN trên mức thuế suất 10%, tức chỉ phải nộp 5%.
• Từ năm 14 đến năm 15: Áp dụng mức thuế suất ưu đãi 10%.
• Từ năm 16 trở đi: Nộp thuế TNDN theo mức thuế suất bình thường.

Lưu ý: Các doanh nghiệp chỉ kinh doanh mua bán phần mềm không thuộc đối tượng được hưởng các ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp nêu trên.

– Thuế giá trị gia tăng (VAT) đối với phần mềm và dịch vụ phần mềm

Căn cứ theo Điều 4 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật thuế Giá trị gia tăng cùng với Nghị định số 209/2013/NĐ-CP, các sản phẩm phần mềm máy tính, bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ phần mềm theo quy định của pháp luật, được xác định là đối tượng không chịu thuế VAT.

Những thủ tục cần hoàn tất ngay sau khi thành lập công ty phần mềm thành công

Sau khi hoàn tất thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần phải thực hiện những thủ tục cần thiết dưới đây:

Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Khi doanh nghiệp phần mềm hoạt động liên quan đến cung cấp dịch vụ, sản xuất phần mềm,…. thì cần phải xuất hóa đơn. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp chỉ cần thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau 2 ngày kể từ khi có sự chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử này một cách hợp pháp.

Doanh nghiệp phần mềm cần thực hiện đóng thuế đầy đủ

Sau khi thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần tuân thủ việc đóng thuế đầy đủ. Các loại thuế cụ thể bao gồm:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Doanh nghiệp nộp tiền thuế TNDN tạm tình hàng quý theo kết quả kinh doanh tạm thời và nộp đầy đủ phần còn thiếu vào kỳ quyết toán năm.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Nộp theo các kỳ báo cáo thuế của doanh nghiệp.
• Lệ phí môn bài: Công ty phần mềm phải nộp lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tuyển kế toán hoặc dịch vụ kế toán

• Thuê kế toán hoặc dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề liên quan đến thuế, kê khai thuế. Lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín, chất lượng, hiệu quả là điều cần thiết.

Công ty phần mềm phải tiến hành kê khai thuế

Chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế là việc làm cực kỳ quan trọng với những công ty phần mềm mới thành lập. Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu đăng ký hình thức kế toán cùng loại hóa đơn sử dụng;
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán;
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định;
• Tờ khai lệ phí môn bài (doanh nghiệp có thể nộp qua mạng);
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin với cơ quan thuế qua phương thức điện tử.

Sau đó, doanh nghiệp mang hồ sơ đến Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính để nộp.

Mua chữ ký số để kê khai, đóng thuế online

• Chữ ký số đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục và hồ sơ qua mạng như giao dịch qua ngân hàng, ký hợp đồng online hay bảo hiểm xã hội… Mà không cần phải tốn thời gian đi lại, in ấn và đóng dấu.
• Một số đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hiện nay như FPT, Viettel, CK, BKAV, Vina, New CA … Tương tự, mỗi công ty phần mềm có thể dùng nhiều chữ ký số nhưng 1 chữ ký số chỉ được dùng riêng cho một công ty phần mềm.

Đăng ký tài khoản ngân hàng

• Đăng ký tài khoản ngân hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hiện nay, những giao dịch trên 20 triệu đồng cũng bắt buộc chuyển khoản nên việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là điều cần thiết.
• Công ty phần mềm chỉ cần mang theo con dấu cùng giấy phép đăng ký doanh nghiệp, Giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện pháp luật để mở tài khoản ngân hàng. Sau khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp nộp thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và đăng ký nộp thuế điện tử cho công ty.
• Một công ty phần mềm có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.

Kết luận, việc chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty sản xuất phần mềm đầy đủ và đúng quy định là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp được cấp phép nhanh chóng và hạn chế rủi ro pháp lý. Khi hồ sơ được thực hiện chính xác ngay từ đầu, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc để triển khai hoạt động sản xuất, phát triển phần mềm một cách ổn định và bền vững trong tương lai.

Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ thành lập công ty sản xuất phần mềm

Thành lập công ty phần mềm cần điều kiện gì?

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phần mềm cần đáp ứng các điều kiện về tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ… Ngoài ra, doanh nghiệp phải có hồ sơ đăng ký thành lập công ty phần mềm gửi Sở KHĐT và nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Sản xuất phần mềm có phải là ngành nghề có điều kiện không?

Sản xuất phần mềm như là phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, phần mềm tiện ích… không phải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp kinh doanh thiết bị, phần mềm ngụy trang dùng để ghi âm, ghi hình, định vị thì phải xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự mới được hoạt động ngành nghề này.

Chi phí thành lập công ty phần mềm là bao nhiêu?

Tổng chi phí thành lập công ty phần mềm là 1.200.000 đồng, đã bao gồm lệ phí nhà nước, phí dịch vụ của Song Minh, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép kinh doanh và con dấu pháp nhân.