Trong quá trình hoàn thiện thủ tục pháp lý sau khi thành lập, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty là bước được nhiều doanh nghiệp quan tâm để đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng quy định và thuận tiện trong giao dịch. Mặc dù thủ tục liên quan đến con dấu đã được đơn giản hóa, nhưng việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu vẫn rất cần thiết để tránh sai sót và mất thời gian xử lý.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty gồm những gì và những lưu ý quan trọng cần biết khi thực hiện.

Con dấu công ty (doanh nghiệp) là gì?

Con dấu công ty thường là dấu tròn, được phê duyệt cho công ty bởi các ngành chức năng (Công An). Đây là con dấu chính thức và duy nhất dùng để thực hiện các giao dịch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu dấu và đăng ký với cơ quan chức năng.

Các loại dấu công ty?

Dấu công ty bao gồm:

• Dấu tròn (Dấu hình tròn): thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của doanh nghiệp; do doanh nghiệp phát hành. Con dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an; doanh nghiệp chỉ được sử dụng khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
• Dấu vuông (Dấu hình vuông) gồm các loại: Dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty đều có giá trị pháp lý khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải thông tin lên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Có thể ban hành để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan Nhà nước.

Điều kiện khắc con dấu doanh nghiệp

Luật doanh nghiệp 2014 đã đơn giản hóa thủ tục khắc con dấu cho doanh nghiệp. Theo quy định, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Do vậy, để khắc dấu doanh nghiệp, quý khách hàng chỉ cần có giấy phép kinh doanh và liên hệ với Công ty khắc dấu.

• Khách hàng cần có một bản sao y ( không quá 3 tháng ) giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, công ty.
• Quý khách hàng liên hệ với công ty khắc dấu để đăng ký dịch vụ khắc dấu công ty

Điều 43 LDN 2020 quy định điều kiện sử dụng con dấu như sau:

Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung thông báo bao gồm:

• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty

Căn cứ Phần II Công văn số 579/BCA-C06 ngày 25/02/2025 và các quy định liên quan tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP), hồ sơ đăng ký mẫu con dấu được chia thành hai nhóm chính:

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (Theo khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)

Tùy theo loại hình tổ chức, hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

– Cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.

– Tổ chức sự nghiệp:

• Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động;
• Giấy phép hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành (nếu pháp luật yêu cầu).

– Tổ chức xã hội, quỹ, tổ chức phi chính phủ:

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
• Điều lệ hoạt động đã được phê duyệt hợp lệ.

Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu (Theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP)

Áp dụng trong trường hợp có thay đổi về tổ chức, tên gọi, chức danh… Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, trong đó nêu rõ lý do và thông tin người liên hệ
• Quyết định thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập

Thủ tục khắc dấu pháp nhân cho doanh nghiệp

Bước 1: Khắc con dấu pháp nhân

Sau khi doanh nghiệp được thành lập và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp), doanh nghiệp cần tự đến cơ quan khắc dấu để làm con dấu pháp nhân cho công ty.

Thời gian cần thiết: Từ 01 – 02 ngày làm việc.

Bước 2: Đăng bố cáo để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia

Để thực hiện đúng quy định về việc sử dụng con dấu, doanh nghiệp mới thành lập cần nắm rõ khắc dấu công ty cần giấy tờ gì trước khi tiến hành thông báo mẫu dấu.

Hồ sơ cần bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.
• Biên bản thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp, áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần.
• Hồ sơ quyết định cho việc thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

Thời gian xử lý hồ sơ: Từ 03 – 05 ngày làm việc.

Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Để tạo tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Truy cập trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn
• Đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh bằng cách gửi yêu cầu và file scan bản công chứng của chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh.

Sau khi gửi yêu cầu và tài liệu cần thiết, bạn sẽ nhận được thông báo từ Sở Kế hoạch và Đầu tư sau khoảng 1 ngày làm việc, cho phép bạn sử dụng tài khoản để nộp và ký hồ sơ.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty

Để tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu bạn cần thực hiện các bước sau:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu hoặc thông báo về thay đổi mẫu con dấu.
• Để ủy quyền, cá nhân cần nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ cùng giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu.
• Yêu cầu kèm theo bản sao công chứng về chứng minh thư của người nộp hồ sơ.

Bước 3: Nhập thông tin và ký nộp hồ sơ

Doanh nghiệp tự nhập thông tin và quét hồ sơ, lưu trữ chúng dưới định dạng PDF, sau đó tải tệp hồ sơ đã quét vào thư mục tương ứng.

Để xác nhận, doanh nghiệp có thể ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (chữ ký số được sử dụng để nộp thuế trực tuyến cho công ty).

Sau quá trình xử lý trong khoảng 3-5 ngày làm việc, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo về việc đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp qua email cho người liên hệ.

Thủ tục tiến hành đăng ký dấu công ty trực tiếp tại cơ quan nhà nước

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp

Chủ thể cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:

• Thông báo việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo về thay đổi mẫu con dấu hoặc số lượng con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu

Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần gửi thông báo làm con dấu Phòng Đăng ký kinh doanh tại tỉnh nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp để thông báo về mẫu con dấu và yêu cầu đăng tải thông báo này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật có thể gửi Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp trực tiếp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông tin về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã nhận được thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới, thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp từ các lần trước đó sẽ không còn hiệu lực.

Trường hợp ủy quyền cho người khác đến nhận con dấu

Để nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp cần mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc) và xuất trình CMND cho cơ quan công an. Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đến nhận con dấu, có thể ủy quyền cho người khác đến nhận con dấu (Giấy ủy quyền phải có công chứng).

Chi phí làm con dấu tròn công ty phần mềm

Con dấu tròn là một phần quan trọng trong hoạt động pháp lý của công ty phần mềm, dùng để ký kết hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ pháp lý khác. Việc nắm rõ chi phí làm con dấu tròn giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách và lựa chọn dịch vụ uy tín, hợp pháp.

Chi phí làm con dấu tròn gồm lệ phí nhà nước, chi phí khắc con dấu, cũng như chi phí dịch vụ bên ngoài nếu sử dụng đơn vị trung gian.

Ngoài ra, các yếu tố như loại con dấu (thường, thông minh, mẫu đặc biệt), số lượng con dấu, và hình thức khắc cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí. Hiểu rõ cấu trúc chi phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hợp pháp.

Chi phí nhà nước – lệ phí cấp giấy

Khi làm con dấu tròn, doanh nghiệp phải nộp lệ phí nhà nước theo quy định. Lệ phí này bao gồm lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan công chứng hoặc Sở KHĐT. Mức lệ phí thường không cao nhưng là khoản bắt buộc để con dấu được pháp luật công nhận. Thanh toán đầy đủ lệ phí giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về hợp đồng, hóa đơn và các giao dịch pháp lý liên quan.

Chi phí khắc con dấu và dịch vụ bên ngoài

Chi phí khắc con dấu tròn bao gồm chi phí vật liệu, thiết bị khắc và công khắc tại các đơn vị dịch vụ uy tín. Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ bên ngoài như công ty tư vấn pháp lý hoặc dịch vụ khắc con dấu trọn gói, chi phí có thể bao gồm cả tư vấn hồ sơ, giao nhận con dấu và hỗ trợ đăng ký. Mức phí dao động tùy theo chất liệu con dấu, hình thức khắc (cơ học hay laser) và loại con dấu đặc biệt như con dấu điện tử thông minh.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

Chi phí làm con dấu tròn bị ảnh hưởng bởi: số lượng con dấu, loại con dấu (thường, mẫu đặc biệt, điện tử), chất liệu khắc, dịch vụ hỗ trợ đi kèm, và khu vực làm con dấu. Chuẩn bị trước các yếu tố này giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác và chọn được dịch vụ phù hợp, đảm bảo con dấu hợp pháp và sử dụng thuận tiện.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục pháp lý sau khi thành lập. Khi hồ sơ hợp lệ, quá trình đăng ký sẽ diễn ra nhanh chóng, tránh phát sinh sai sót hoặc phải bổ sung nhiều lần. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra thông tin, tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành để việc sử dụng con dấu được thuận lợi, hợp pháp và phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh lâu dài.

Công ty mới thành lập có bắt buộc phải khắc dấu không?

Có. Con dấu là công cụ quan trọng để doanh nghiệp ký kết hợp đồng, văn bản và thực hiện các giao dịch pháp lý. Hầu hết doanh nghiệp đều cần khắc dấu để thuận tiện trong hoạt động.

Công ty được tự quyết định hình thức và số lượng con dấu không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về số lượng, hình thức, kích thước và nội dung con dấu, miễn là thể hiện rõ tên và mã số doanh nghiệp.

Khắc dấu công ty có cần thông báo với cơ quan nhà nước không?

Từ khi Luật Doanh nghiệp mới có hiệu lực, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây.

Đăng ký mẫu dấu online có mất phí không?

Thông thường thủ tục này không phát sinh lệ phí nhà nước. Chi phí chỉ phát sinh nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hỗ trợ.