Quy trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh khoán sang hộ kinh doanh kê khai thuế

Kể từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh sẽ không còn áp dụng phương pháp khoán thuế nữa mà sẽ phải nộp thuế theo phương pháp kê khai. Dưới đây là các bước hướng dẫn HKD khoán chuyển sang HKD kê khai thuế:

Bước 1: Hộ kinh doanh chuẩn bịểu mẫu 08-MST được ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để thực hiện thủ tục chuyển đổi phương pháp tính thuế từ phương pháp khoán sang phương pháp kê khai và nộp hồ sơ chuyển đổi tại cơ quan thuế.

Bước 2: Hộ kinh doanh lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho bao gồm cả hàng hóa có hóa đơn và không có hóa đơn. Đây là cơ sở đưa vào số liệu tồn kho đầu kỳ sổ sách.

Bước 3: Nếu hộ kinh doanh thuộc trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi đã đăng ký lên phương pháp kê khai:

– Nếu bán lẻ trực tiếp: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

– Nếu kinh doanh dịch vụ, bán buôn: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như iHOADON

Bước 4: HKD trang bị phần mềm kế toán hộ kinh doanh hoặc có thể tự làm trên excel nếu nắm vững nghiệp vụ

Bước 5: Tổ chức và xây hệ thống sổ sách, ghi chép 7 loại sổ kế toán bắt buộc theo Phụ lục 2 biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC

Bước 6: Thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý bằng tờ khai thuế theo Mẫu 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Sử dụng Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ của hộ kinh doanh theo mẫu số 01-2/BK-HĐKD ban hành kèm thông tư này. Trường hợp có căn cứ xác định được doanh thu theo xác nhận của cơ quan chức năng thì không cần thiết phải nộp thêm phụ lục này.

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng riêng, tách bạch với tài khoản cá nhân để phục vụ cho việc kinh doanh

Bước 8: Đăng ký và đóng BHXH cho người lao động (nếu có thuê lao động) và đóng cho chính chủ hộ kinh doanh.

Lưu ý: Khi HKD thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai thì bắt buộc phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra.

Hướng dẫn hộ kinh doanh chuyển đổi thuế khoán sang kê khai trên dichvucong.gdt.gov.vn

HKD chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai có thể thực hiện online trên Cổng Dịch vụ công của ngành Thuế. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công ngành Thuế

HKD truy cập đường dẫn: https://dichvucong.gdt.gov.vn.

Bước 2: Tìm kiếm mẫu tờ khai chuyển đổi thuế khoán sang kê khai

Sau khi đăng nhập thành công, Chọn mục “Thủ tục hành chính” => Chọn “Tờ khai”.

HKD nhập mã “01/CNKD” để tra cứu mẫu tờ khai theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Lúc này hệ thống hiển thị kết quả, chọn mẫu 01/CNKD – Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh rồi nhấn “Tìm kiếm”.

Bước 3: Lựa chọn thủ tục hành chính phù hợp

Màn hình hiển thị danh sách kết quả, chọn mã thủ tục hành chính 2.002259, sau đó nhấn biểu tượng “Nộp hồ sơ”. Tiếp tục chọn “Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh theo TT40” và bấm “Tiếp tục” để chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 4: Xác định địa điểm kinh doanh

Chọn đúng địa điểm kinh doanh mà hộ đang hoạt động. Nhấn “Tiếp tục” để hệ thống ghi nhận thông tin.

Bước 5: Chọn hình thức kê khai

Trong giao diện kế tiếp, người nộp thuế cần chọn “Hình thức kê khai” (theo kỳ hoặc theo từng lần phát sinh) và nhấn “Tiếp tục”

Bước 6: Đăng ký chuyển đổi thuế khoán sang kê khai

Tại phần nội dung tờ khai, tích chọn mục “Hộ kinh doanh chuyển đổi phương pháp tính thuế”, sau đó kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu: doanh thu, ngành nghề, mã số thuế, địa chỉ và các chỉ tiêu liên quan.

Bước 7: Hoàn tất đăng ký chuyển đổi thuế khoán sang kê khai và gửi tờ khai

Sau khi kiểm tra kỹ các thông tin đã nhập, nhấn chọn “Hoàn thành” để hệ thống lưu tờ khai. Người nộp thuế sẽ ký điện tử và nộp hồ sơ trực tuyến lên cơ quan thuế quản lý.

Một số lưu ý khi hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp kê khai

– Hồ sơ khai thuế cần chuẩn bị:

• Tờ khai mẫu 01/CNKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
• Phụ lục 01-2/BK-HĐKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (trường hợp cơ quan chức năng xác nhận được doanh thu thì không cần nộp phụ lục này).

– Hình thức gửi hồ sơ khai thuế: HKD nộp hồ sơ theo một trong các cách sau:

• Trên Cổng Thuế điện tử tại phân hệ “Cá nhân”.
• Trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Nếu chưa thể nộp điện tử: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc gửi qua bưu điện

– Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Đội Thuế quản lý trực tiếp tại địa bàn hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh.

– Kỳ hạn nộp hồ sơ khai thuế:

• Khai theo tháng: chậm nhất ngày 20 của tháng kế tiếp.
• Khai theo quý: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.

– Thời điểm nộp tiền thuế:

• Chậm nhất ngày cuối cùng của hạn nộp hồ sơ khai thuế.
• Nếu khai bổ sung, nộp thuế theo hạn của kỳ phát sinh sai sót

– Phương thức nộp thuế:

• Ứng dụng eTax Mobile.
• Cổng Thuế điện tử (phân hệ “Cá nhân”).
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia

– Nghĩa vụ khai thuế khi tạm ngừng kinh doanh:

• Gửi thông báo đến cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• Được miễn nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng, trừ khi tạm ngừng không trọn tháng/quý tùy theo kỳ khai thuế

Lợi ích dài hạn khi hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai

Hộ kinh doanh chuyển sang kê khai thuế hưởng nhiều lợi ích.

Chọn kê khai không chỉ để tuân thủ quy định khi doanh thu tăng, mà còn mở ra nhiều lợi ích thực tế cho hoạt động kinh doanh lâu dài:

• Minh bạch doanh thu, giảm rủi ro thuế: Khi ghi nhận đầy đủ doanh thu – chi phí và có chứng từ kèm theo, hộ kinh doanh hạn chế tối đa nguy cơ bị ấn định thuế, truy thu hoặc phạt vì thiếu căn cứ kê khai.
• Dễ chứng minh năng lực tài chính để vay vốn: Sổ sách, báo cáo thuế rõ ràng giúp ngân hàng đánh giá được khả năng tài chính và dòng tiền, từ đó tăng cơ hội tiếp cận vốn vay để mở rộng quy mô.
• Tạo điều kiện hợp tác với khách hàng lớn: Khi có thể xuất hóa đơn đầy đủ và minh bạch thông tin bán hàng, hộ kinh doanh dễ tham gia chuỗi cung ứng, nhận hợp đồng từ doanh nghiệp lớn, dự án dài hạn.
• Nâng tầm hình ảnh và sự chuyên nghiệp: Cách thức quản lý bài bản thể hiện uy tín, giúp khách hàng tin tưởng hơn và tạo nền tảng xây dựng thương hiệu bền vững.
• Chuẩn bị nền tảng lên doanh nghiệp trong tương lai: Việc quen vận hành theo chuẩn mực thuế – kế toán giúp hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp thuận lợi khi mở rộng quy mô.
• Phù hợp xu thế số hóa quản lý thuế: Các quy định về hóa đơn điện tử, dữ liệu giao dịch… đang siết chặt hơn, và kê khai giúp hộ kinh doanh bắt nhịp dễ dàng với hệ thống điện tử của cơ quan thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai là yêu cầu bắt buộc theo lộ trình quản lý thuế mới. Hộ kinh doanh cần nắm rõ căn cứ pháp lý, thực hiện đúng trình tự và chuẩn bị sớm để đảm bảo hoạt động liền mạch, tuân thủ quy định và hạn chế phát sinh rủi ro. Chủ động ngay từ bây giờ sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

Bỏ thuế khoán, có nên chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty?

Khi chuyển từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh sẽ hoạt động tương tự như một công ty. Vậy có nên chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp? Và những hộ kinh doanh nào nên chuyển đổi?

Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi chuyển từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo:

1. Được khấu trừ các khoản chi phí hợp lý, khấu trừ thuế GTGT và thực hiện nộp thuế theo lợi nhuận thay vì tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu như hộ kinh doanh;
2. Có tư cách pháp nhân, thuận tiện khi giao dịch với nhà cung cấp lớn hoặc khách hàng là tổ chức;
3. Được miễn thuế TNDN theo quy định tại Nghị quyết 198/2025/QH15;
4. Doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh nhiều ngành nghề cùng lúc mà không bị hạn chế số lượng ngành nghề như hộ kinh doanh;
5. Dễ dàng mở thêm các chi nhánh, địa điểm kinh doanh trong cùng tỉnh hoặc ở nhiều tỉnh thành khác nhau để mở rộng phạm vi kinh doanh.

Ngoài ra, hộ kinh doanh kê khai hiện nay cũng phải thuê kế toán để kê khai thuế, làm sổ sách – chứng từ và phải đóng BHXH cho người lao động tương tự như doanh nghiệp.

Chính vì vậy, theo kinh nghiệm của Anpha, những hộ kinh doanh có doanh thu lớn, thường xuyên phải xuất hóa đơn cho khách hàng (ví dụ như hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm) nên sớm chuyển đổi thành doanh nghiệp để được hưởng nhiều lợi thế về thuế và mở ra cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn.

Hộ kinh doanh được chia thành 3 nhóm để quản lý thuế theo phương pháp kê khai

Từ ngày 01/01/2026, theo Đề án ban hành kèm Quyết định 3389/QĐ-BTC, cơ quan thuế sẽ phân loại hộ kinh doanh thành 03 nhóm để quản lý thuế theo phương pháp kê khai. Việc phân nhóm này giúp hộ kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, đồng thời đảm bảo phù hợp với quy mô doanh thu thực tế.

Dưới đây là 3 nhóm hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai:

Nhóm 1: Doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm

• Được miễn thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định hiện hành.
• Không yêu cầu áp dụng hệ thống sổ sách kế toán phức tạp, nhưng hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện kê khai định kỳ theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Có thể lựa chọn kê khai 2 lần/năm, thường là vào đầu năm và giữa hoặc cuối năm, hoặc chọn thời điểm kê khai phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Nhóm 2: Doanh thu từ 200 triệu đến dưới 03 tỷ đồng/năm

• Tiếp tục áp dụng cách tính thuế trực tiếp trên doanh thu, tương tự như cơ chế hiện tại.
• Thuế suất được áp dụng theo nhóm ngành nghề:

• 1% đối với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa
• 3% đối với sản xuất, vận tải, dịch vụ đi kèm hàng hóa, xây dựng có bao thầu vật liệu
• 5% đối với dịch vụ, xây dựng không bao thầu vật liệu
• 2% với các hoạt động kinh doanh khác

• Thực hiện kê khai 4 lần/năm, tức kê khai theo quý.
• Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong lĩnh vực bán lẻ hoặc dịch vụ trực tiếp với người tiêu dùng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc xuất hóa đơn nhưng được khuyến khích ghi chép đầy đủ doanh thu để phục vụ việc chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai.

Nhóm 3: Doanh thu trên 03 tỷ đồng/năm

• Hộ kinh doanh đạt doanh thu trên 03 tỷ đồng trong 02 năm liên tiếp sẽ được xếp vào nhóm 3.
• Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, theo công thức:

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào

• Thuế TNCN được tính theo tỷ lệ 17% trên lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý:

Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí hợp lệ

Quy định về kỳ kê khai:

• Doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm: kê khai theo tháng
• Doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm: kê khai theo quý
• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và có tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh.
• Việc xuất hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là yêu cầu bắt buộc khi hộ kinh doanh chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai.

Những việc hộ kinh doanh cần làm khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai

Khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh phải nộp thuế theo doanh thu thực tế và thực hiện chế độ kế toán tương tự doanh nghiệp nhỏ. Để quá trình chuyển đổi thuận lợi và đúng quy định, chủ hộ cần thực hiện các bước sau:

Hoàn thành nghĩa vụ thuế khoán và đăng ký phương pháp kê khai

Hộ kinh doanh phải kiểm tra xem mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền từ ngày 01/6/2025 hay không. Nếu thuộc diện, cần:

• Làm việc với cơ quan thuế để chốt nghĩa vụ thuế khoán.
• Nộp hồ sơ đăng ký chuyển sang phương pháp kê khai.
• Nắm rõ thời điểm phải áp dụng hóa đơn điện tử để tránh vi phạm.

Chuẩn bị máy tính tiền, hóa đơn điện tử và chữ ký số

Để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh cần trang bị đầy đủ các công cụ phục vụ việc xuất hóa đơn và kê khai:

• Cài đặt máy tính tiền: Hộ kinh doanh không bắt buộc phải dùng POS chuyên dụng. Có thể sử dụng điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính cài phần mềm hỗ trợ khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

• Mua và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Chủ hộ lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, thực hiện đăng ký với cơ quan thuế và đảm bảo kết nối hệ thống máy tính tiền theo quy định.

• Trang bị chữ ký số: Chữ ký số cần thiết để ký hóa đơn điện tử, nộp BHXH và thực hiện các thủ tục điện tử khác.

Thực hiện chế độ kế toán và đóng BHXH đúng quy định

Khi áp dụng phương pháp kê khai, hộ kinh doanh phải tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán:

• Lập và quản lý sổ sách kế toán theo mẫu dành cho hộ kê khai.
• Kê khai thuế theo tháng hoặc quý tùy quy mô.
• Xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ.
• Lưu trữ chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn đầu vào/đầu ra.
• Làm việc với nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp chứng từ hợp lệ cho hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Nộp thuế đúng thời hạn để tránh bị xử phạt.

Về BHXH, hộ kinh doanh phải:

• Đăng ký mã đơn vị với cơ quan BHXH.
• Tham gia BHXH cho lao động và cho chính chủ hộ nếu thuộc diện bắt buộc hoặc có nhu cầu tham gia.

Việc chuyển đổi từ thuế khoán sang phương pháp kê khai giúp hộ kinh doanh chủ động hơn trong việc quản lý doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế minh bạch theo quy định. Tuy quá trình chuyển đổi đòi hỏi phải thực hiện đúng thủ tục và tuân thủ chế độ sổ sách, hóa đơn, nhưng đây là bước đi cần thiết để hộ kinh doanh phát triển bền vững và hạn chế rủi ro về thuế trong dài hạn. Nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp việc chuyển đổi diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả.