Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là bước đi phù hợp đối với những cơ sở muốn mở rộng quy mô, nâng cao tính pháp lý và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Khi hoạt động theo mô hình doanh nghiệp, chủ hộ sẽ được hưởng nhiều lợi ích như dễ dàng ký kết hợp đồng lớn, tiếp cận nguồn vốn, tuyển dụng nhân sự và mở rộng lĩnh vực kinh doanh.
Tuy nhiên, để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, người kinh doanh cần nắm rõ hồ sơ, quy trình và các thủ tục theo quy định pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp chi tiết từng bước giúp bạn thực hiện chuyển đổi nhanh chóng và đúng quy định.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
- Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
- Thông tư 86/2024/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 06/02/2025.
- Nghị định 80/2021/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2018.
Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là quá trình thay đổi hình thức hoạt động kinh doanh từ một hộ kinh doanh cá thể (do một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân đứng tên) sang một loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, như công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần, hoặc doanh nghiệp tư nhân.
Việc dịch vụ thành lập doanh nghiệp không chỉ áp dụng cho các cá nhân, tổ chức lần đầu khởi sự kinh doanh mà còn là bước phát triển tất yếu của nhiều hộ kinh doanh cá thể khi nhu cầu mở rộng quy mô, tăng tính chuyên nghiệp, tiếp cận các cơ hội đầu tư, đối tác lớn và hưởng các chính sách ưu đãi tốt hơn trở nên cấp thiết.
Hộ kinh doanh phải chuyển đổi sang công ty khi nào?
Tại Khoản 3 Điều 66 Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định như sau:
– Hộ kinh doanh có sử dụng từ mười lao động trở lên phải đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định.
Hình thức doanh nghiệp có thể là: doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh.
Tuy nhiên, đối với việc thành lập doanh nghiệp tư nhân có một hạn chế, được quy điịnh tại Khoản 2, Điều 9 Nghị định 139/2007/NĐ-CP của Chính phủ về việc hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp quy định: “Mỗi cá nhân chỉ được quyền đăng ký thành lập một doanh nghiệp tư nhân hoặc một hộ kinh doanh cá thể hoặc làm thành viên hợp danh của một công ty hợp danh, trừ trường hợp các thành viên hợp danh còn lại có thỏa thuận khác.
Cá nhân chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể hoặc cá nhân thành viên hợp danh có quyền thành lập, tham gia thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần”.
Như vậy, hộ kinh doanh cá thể không có quyền thành lập doanh nghiệp tư nhân. Mà chỉ được thành lập công ty TNHH hay công ty cổ phần.
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp
Căn cứ Điều 21, 22, 23, 24 và Khoản 2 Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh (HKD) cá thể như sau:
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty TNHH 1 thành viên
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH 1 thành viên.
- Điều lệ công ty TNHH 1 thành viên.
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ sở hữu công ty và người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH 2 thành viên.
- Điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
- Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên.
- Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty cổ phần
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Giấy đề nghị đăng ký công ty cổ phần.
- Điều lệ công ty cổ phần.
- Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần.
- Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty hợp danh
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Giấy đề nghị đăng ký công ty hợp danh.
- Điều lệ công ty hợp danh.
- Danh sách thành viên công ty hợp danh.
- Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp tư nhân
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân.
- Điều lệ doanh nghiệp tư nhân.
Lưu ý: Trường hợp thành viên hoặc cổ đông góp vốn là tổ chức cần bổ sung thêm giấy tờ sau:
- Bản sao hợp lệ quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với thành viên/cổ đông là tổ chức.
- Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp của thành viên/cổ đông là tổ chức và bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
Thời hạn đăng ký
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ:
- Gửi thông tin về việc chấm dứt hộ kinh doanh cho Cơ quan thuế.
- Đăng thông báo công khai việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Cập nhật trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh sang “đang làm thủ tục chấm dứt”.
Sau khi Cơ quan thuế xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan này gửi thông tin lại cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được xác nhận từ cơ quan thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ Chuyển trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh thành “đã chấm dứt hoạt động” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh.
Kết quả pháp lý
- Hộ kinh doanh cũ được chấm dứt ngay khi nhận doanh nghiệp mới;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp/công ty
Quy trình thực hiện thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh lên công ty bao gồm 5 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh cá thể lên doanh nghiệp
Bạn chuẩn bị 1 bộ hồ sơ như Song Minh đã chia sẻ ở trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố
Có 3 cách nộp hồ sơ như sau:
- Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.
- Cách 2: Nộp qua mạng (online) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (*).
- Cách 3: Nộp qua đường bưu điện (dịch vụ bưu chính Việt Nam).
Lưu ý:
Sau khi sáp nhập tỉnh, một số địa phương đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính. Theo đó, Sở Kế hoạch và Đầu tư trước đây đã được hợp nhất vào Sở Tài chính và nay sử dụng chung tên gọi là Sở Tài chính.
Do đó, khi nộp hồ sơ, bạn cần tra cứu tên gọi và địa chỉ cơ quan có thẩm quyền tại địa phương để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận đúng nơi quy định. Ví dụ:
- TP. Hồ Chí Minh: Hợp nhất Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính và tiếp nhận Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp thành phố thành Sở Tài chính TP.HCM.
- Nghệ An: Hợp nhất Sở Kế hoạch và Đầu tư và Sở Tài chính thành Sở Tài chính Nghệ An.
- Một số địa phương khác như Bắc Ninh, Bắc Giang… cũng đã thực hiện hợp nhất tương tự.
Một số lưu ý khi nộp hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp trực tuyến:
- Từ ngày 01/07/2024, Cổng thông tin quốc gia chỉ cho phép đăng nhập bằng tài khoản VNeID hoặc chữ ký số công cộng. Do đó, để nộp hồ sơ chuyển hộ kinh doanh lên công ty, bạn bắt buộc phải sử dụng tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc chữ ký số.
- Sau khi có thông báo hồ sơ hợp lệ, bạn phải mang hồ sơ gốc đến nộp lại tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố.
Bước 3: Sở Tài chính tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả
Trong vòng 5 – 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả. Cụ thế:
- Nếu hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ: Gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ và nộp lại từ đầu.
Bước 4: Thực hiện giải thể (chấm dứt hoạt động) hộ kinh doanh cá thể
Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành gửi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao) và Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản chính) đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi mà hộ kinh doanh cá thể đặt trụ sở chính để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh cá thể.
Thời gian thực hiện: Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ gửi thông tin về việc hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế, đồng thời thực hiện các công việc sau:
- Ra thông báo về việc HKD đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Chuyển tình trạng pháp lý của HKD sang trạng thái đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động.
Cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sau khi hộ kinh doanh hoàn tất nghĩa vụ thuế. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông tin này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã phải cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang trạng thái “đã chấm dứt hoạt động” trong Cơ sở dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh.
Lưu ý: Hộ kinh doanh sẽ chấm dứt hoạt động kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi thành doanh nghiệp.
Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành đăng thông báo về việc thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Khi chuyển đổi thành công ty, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý các vấn đề liên quan đến thuế như sau:
Về mã số thuế
- Doanh nghiệp sẽ được cấp mã số mới theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ sẽ chấm dứt hiệu lực và được tiếp tục sử dụng làm mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.
Về nghĩa vụ thuế
Trước khi chuyển đổi thành doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế.
Nếu hộ kinh doanh không hoàn thành nghĩa vụ thuế thì:
- Doanh nghiệp mới chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ từ hộ kinh doanh cũ;
- Trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh (người đại diện hộ kinh doanh) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh.
Lợi ích và hạn chế khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Những lợi ích khi kinh doanh theo loại hình doanh nghiệp:
- Được hoạt động dưới tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thuận tiện hơn trong các giao dịch dân sự, vay vốn ngân hàng;
- Chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ của công ty;
- Nhận được nhiều sự hỗ trợ hơn từ các hiệp hội nghề nghiệp, tiếp cận được với các ưu đãi đầu tư từ nhà nước, khi hoạt động với chức năng mới, doanh nghiệp có thể huy động được sự tham gia góp vốn của tổ chức, cá nhân khác; dễ dàng hơn trong việc tiếp cận nguồn vốn cho vay của ngân hàng, có cơ hội được mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao vị thế trên thương trường…
Đặc biệt khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp còn được hưởng rất nhiều chính sách hỗ trợ của nhà nước:
- Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu, miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
- Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
- Miễn phí thẩm định, lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện;
- Được tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ soạn thảo miễn phí hồ sơ thành lập doanh nghiệp;
- Được tư vấn, hướng dẫn miễn phí về các thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
- Miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Điều kiện để được hỗ trợ: Trước khi thành lập doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã đăng ký và hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục ít nhất là 01 năm tính đến ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
Hạn chế khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Bên cạnh những lợi ích, vẫn còn những mối lo ngại lớn hơn khiến nhiều hộ kinh doanh mặc dù có doanh thu tốt vẫn không muốn chuyển sang kinh doanh theo mô hình doanh nghiệp. Nguyên nhân mà nhiều hộ kinh doanh “ngại chuyển đổi” là vì:
- Doanh nghiệp phải đóng nhiều loại thuế với thuế suất cao hơn nhiều lần hộ kinh doanh như: Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, đóng hộ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và các loại thuế khác như: Thuế bảo vệ môi trường, thuế xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt…;
- Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp phải mở sổ sách kế toán, hàng tháng còn phải tốn tiền thuê kế toán, rồi phải mua chữ ký số, hóa đơn điện tử…;
- Chế độ sổ sách kế toán của doanh nghiệp rất phức tạp, phải kê khai, quyết toán thuế, làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính và phải đảm bảo tất cả báo cáo, sổ sách luôn đúng luật, đúng hạn, đúng chuẩn mực kế toán;
- Vấn đề tuyển dụng, sa thải lao động hoặc giải thể doanh nghiệp cũng phải theo đúng quy định;
- Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính phức tạp hơn so với hộ kinh doanh như bảo hiểm, lao động, phòng cháy chữa cháy… và chính những thủ tục này sẽ làm gia tăng chi phí, gây khó khăn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.
Một số câu hỏi thường gặp khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Lợi ích khi chuyển hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là gì?
Doanh nghiệp sau khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được hưởng những lợi ích sau:
- Có tư cách pháp nhân, có con dấu, được sử dụng hóa đơn.
- Hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn hồ sơ, thủ tục thành lập doanh nghiệp.
- Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp, phí công bố thông tin doanh nghiệp.
- Hỗ trợ thủ tục đăng ký ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
- Miễn lệ phí môn bài 3 năm đầu thành lập.
- Hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán.
Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty TNHH 1 thành viên gồm những gì?
Thành phần hồ sơ gồm có: Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH 1 thành viên, điều lệ công ty, bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ sở hữu công ty và người đại diện theo pháp luật.
Doanh nghiệp phải nộp những loại thuế nào?
Doanh nghiệp phải nộp các loại thuế sau: Lệ phí môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, giá giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế xuất nhập khẩu…
Các công việc cần làm khi thành lập doanh nghiệp là gì?
Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần làm những việc sau: Khắc con dấu pháp nhân, mua chữ ký số, làm bảng hiệu công ty, mở tài khoản ngân hàng, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, nộp tờ khai lệ phí môn bài, mua và thông báo phát hành hóa đơn điện tử, đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn…
Việc hướng dẫn thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là bước đi chiến lược giúp mở rộng quy mô, nâng cao tính pháp lý và gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường. Khi nắm rõ hồ sơ, quy trình và các nghĩa vụ liên quan, chủ hộ kinh doanh sẽ thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, hạn chế sai sót và sớm đưa doanh nghiệp vào hoạt động ổn định. Nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện chuyển đổi trọn gói, Song Minh luôn sẵn sàng đồng hành để đảm bảo mọi thủ tục được hoàn thành chính xác – đúng luật – đúng tiến độ.