Đăng ký giấy phép kinh doanh là bước đầu tiên và quan trọng nhất để một cá nhân hoặc tổ chức chính thức hoạt động hợp pháp trên thị trường. Giấy phép kinh doanh không chỉ là cơ sở pháp lý xác nhận sự tồn tại của doanh nghiệp mà còn giúp tạo dựng uy tín, niềm tin với đối tác và khách hàng. Trong thời đại số hóa, thủ tục đăng ký ngày càng được đơn giản hóa và thực hiện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây từ Song Minh sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng khi đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định mới nhất.
Giấy phép kinh doanh là gì?
Giấy phép kinh doanh là văn bản pháp luật có tính pháp lý do Sở kế hoạch và đầu tư cấp cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tham gia kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoạt động kinh doanh, sản xuất theo quy định.
Các hình thức đăng ký giấy phép kinh doanh hiện nay:
- Đăng ký thành lập hộ kinh doanh
- Đăng ký thành lập doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp tư nhân;
- Công ty hợp danh;
- Công ty TNHH bao gồm:
- Công ty TNHH một thành viên
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Công ty cổ phần;
- Đăng ký thành lập doanh nghiệp có vốn góp của cá nhân, tổ chức nước ngoài.
Xác định loại hình đăng ký giấy phép kinh doanh
Loại hình thành lập sẽ ảnh hưởng đến thủ tục và chi phí, do đó, bạn cần xác định loại hình trước khi đăng ký giấy phép kinh doanh.
Theo đó, các loại hình phải đăng ký giấy phép kinh doanh bao gồm: hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp (doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH 1 thành viên và công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh).
Tùy vào nhu cầu phát triển kinh doanh mà chọn lựa loại hình thành lập phù hợp, cụ thể:
Thành lập hộ kinh doanh cá thể
Hộ kinh doanh cá thể thường là sự lựa chọn ưu tiên của nhiều cá nhân, hộ gia đình khi họ có nhu cầu kinh doanh quy mô nhỏ (như tiệm tạp hóa, tiệm giặt là, quán ăn…), bởi thủ tục xin giấy phép hộ kinh doanh và cách thức hoạt động của hộ kinh doanh khá đơn giản.
Vì không có tư cách pháp nhân, không có con dấu pháp nhân nên hộ kinh doanh không phải nộp báo cáo quý, báo cáo năm như doanh nghiệp.
Hiện tại, hộ kinh doanh không còn bị giới hạn số lượng lao động và có thể đăng ký sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử để xuất hóa đơn cho doanh nghiệp. Đây cũng là điều kiện thuận lợi để hộ kinh doanh có thể dễ dàng mở rộng quy mô cũng như tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng.
Thành lập doanh nghiệp, công ty
Nếu quy mô hoạt động kinh doanh lớn, doanh nghiệp cần có tư cách pháp nhân để được pháp luật bảo vệ và được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ). Đồng thời, thành lập doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc huy động vốn và giao dịch với đối tác, khách hàng…
Tại bài viết này, Song Minh sẽ thông tin chi tiết dịch vụ đăng ký giấy phép kinh doanh cho 4 loại hình doanh nghiệp sau:
- Doanh nghiệp tư nhân: Do 1 cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình;
- Công ty cổ phần: Tối thiểu có 3 cổ đông sáng lập;
- Công ty TNHH 1 thành viên: Do 1 tổ chức hoặc cá nhân thành lập;
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Từ 2 đến 50 thành viên góp vốn.
Điều kiện đăng ký giấy phép kinh doanh
Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020) về đăng ký doanh nghiệp quy định về điều kiện đăng ký giấy phép kinh doanh như sau:
| Điều kiện | Yêu cầu chính |
|---|---|
| Chủ thể đăng ký | Cá nhân/tổ chức có năng lực hành vi hợp pháp |
| Tên doanh nghiệp | Đúng quy định, không trùng lặp |
| Địa chỉ trụ sở | Hợp pháp, rõ ràng |
| Ngành nghề kinh doanh | Phù hợp pháp luật, ngành nghề kinh doanh hợp lệ |
| Vốn điều lệ | Theo quy định, một số ngành có vốn pháp định |
| Người đại diện pháp luật | Có năng lực, không thuộc đối tượng bị cấm |
| Hồ sơ đăng ký | Đầy đủ, đúng mẫu |
| Điều kiện riêng ngành nghề (nếu có) | Có giấy phép hoặc chứng nhận kèm theo nếu cần |
Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh cần giấy tờ gì?
Với từng loại giấy phép đăng ký kinh doanh sẽ cần các loại giấy tờ khác nhau. Cụ thể:
Hồ sơ đăng ký kinh doanh của hộ cá thể bao gồm:
- 01 bản sao Hộ khẩu;
- CMND/CCCD/ Bản sao Hộ chiếu công chứng;
- Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh cửa hàng/Giấy chủ quyền nhà;
- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh hộ cá thể gồm những thông tin sau:
- Tên hộ kinh doanh cá thể, địa chỉ địa điểm kinh doanh; số điện thoại;
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh dự tính;
- Số vốn đăng ký kinh doanh cụ thể;
- Số lao động sử dụng;
- Họ, tên, chữ ký, địa chỉ nơi cư trú, thông tin CMND/ Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân đăng ký kinh doanh hoặc đại diện đơn vị kinh doanh;
Hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:
- Giấy đăng ký kinh doanh;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách cổ đông, thành viên sáng lập có chữ ký của tất cả thành viên và đại diện theo pháp luật;
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu hợp lệ của các thành viên hoặc cổ đông.
Quy trình thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh
Quy trình thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký giấy phép kinh
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
- Đăng ký hộ kinh doanh: Nộp tại Ủy Ban Nhân Dân cấp quận, huyện trực thuộc.
- Đăng ký doanh nghiệp: Nộp tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố.
Bước 3: Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ
Trong vòng 3 -5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký doanh nghiệp sẽ xử lý hồ sơ
Bước 4: Nhận kết quả
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung.
Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp
Sau khi cấp giấy chứng nhận, thông tin doanh nghiệp sẽ được công bố công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hướng dẫn đăng ký giấy phép kinh doanh online
hoàn toàn có thể thực hiện đăng ký giấy phép kinh doanh online mà không cần đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ dưới dạng văn bản điện tử đầy đủ theo quy định hồ sơ bằng bản giấy.
- Doanh nghiệp phải nhập đầy đủ và chính xác các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên văn bản điện tử.
- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng phải đi kèm chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp phải có tài khoản đăng ký kinh doanh (TKĐKKD) trên https://dangkykinhdoanh.gov.vn/
Cách 1: Sử dụng chữ ký công cộng
Bước 1: Gửi hồ sơ điện tử
Gửi hồ sơ bằng văn bản điện tử có đầy đủ chữ ký số công cộng, thanh toán lệ phí trực tiếp qua mạng điện tử.
Nhận giấy biên nhận điện tử qua mạng.
Bước 2: Xét duyệt hồ sơ
Nếu hồ sơ đủ điều kiện, phòng ĐKKD sẽ tự động gửi thông tin sang cơ quan thế để tạo mã số doanh nghiệp tự động.
Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, thông tin sẽ được gửi qua mạng để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung.
Bước 3: Cấp giấy phép kinh doanh
Khi đã có mã số thuế, phòng ĐKKD sẽ cấp giấy phép kinh doanh và thông báo đến doanh nghiệp.
Cách 2: Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh
Bước 1: Doanh nghiệp tải văn bản điện tử cùng các giấy tờ cá nhân, chứng thực và kê khai thông tin.
Sử dụng tài khoản đó để tải văn bản điện tử, kê khai thông tin và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Nhận giấy biên nhận điện tử qua mạng.
Bước 2: Xét duyệt và thông báo kết quả đến doanh nghiệp
Nếu hồ sơ đủ điều kiện, phòng ĐKKD sẽ tự động gửi thông tin sang cơ quan thuế để tạo mã số doanh nghiệp tự động. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, thông tin sẽ được gửi qua mạng để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung.
Khi đã có mã số thuế, phòng ĐKKD sẽ cấp giấy phép kinh doanh và thông báo đến doanh nghiệp.
Bước 3: Nộp hồ sơ bản giấy và nhận kết quả
Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng bản giấy kèm theo giấy biên nhận điện tử qua mạng đến phòng ĐKKD.
Sau đó phòng ĐKKD kiểm tra, soi chiếu và gửi giấy chứng nhận ĐKDN nếu hợp lệ.
6 việc cần làm sau khi được cấp giấy phép kinh doanh
Để tránh bị cơ quan chức năng xử phạt, ngay sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, bạn nên thực hiện đủ các thủ tục pháp lý bắt buộc dưới đây.
6 yêu cầu pháp lý bắt buộc thực hiện sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:
- Soạn và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu: TP. HCM – 500.000 đồng | Hà Nội – 1.000.000 đồng – Giảm ngay 500.000 đồng khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Song Minh;
- Đăng ký mở tài khoản ngân hàng – Miễn phí khi sử dụng dịch vụ xin giấy phép kinh doanh tại Song Minh;
- Làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Miễn phí thủ tục đăng ký khi sử dụng dịch vụ làm đăng ký kinh doanh tại Anpha;
- Mua thiết bị chữ ký số – 1.350.000 đồng/năm (thanh toán cho nhà mạng Viettel);
- Đặt bảng tên công ty – 200.000 đồng/bảng 20×30 cm;
- Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép con, chứng chỉ, vốn…
Các loại giấy phép con, chứng chỉ cần xin sau khi đăng ký kinh doanh
Đối với những ngành nghề kinh doanh ngành nghề có điều kiện, sau khi có giấy phép kinh doanh (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) thì công ty, hộ kinh doanh cá thể phải làm thủ tục xin giấy phép con mới được phép đi vào hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp.
Tuy nhiên, trước khi gợi ý về các loại giấy phép con, chứng chỉ của một số lĩnh vực phổ biến, Song Minh sẽ chia sẻ cho bạn một vài thông tin về giấy phép con để bạn biết được đây là loại giấy gì?
Giấy phép con là gì?
Thực tế, giấy phép con có tên chính xác là “giấy phép kinh doanh” (hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động ngành nghề) nhưng do trong giao tiếp hàng ngày mọi người thường dùng thuật ngữ “giấy phép kinh doanh” để nói về “giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” nên dẫn đến dễ bị nhầm lẫn.
Đó cũng là lý do mà bạn thường thấy cá nhân/tổ chức muốn thành lập công ty, hộ kinh doanh thay vì sử dụng thuật ngữ chính xác là “xin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” hoặc “giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” thì họ lại dùng thuật ngữ thông dụng là “xin giấy phép kinh doanh”.
Để không bị nhầm lẫn, bạn có thể hiểu về giấy phép con như sau:
- Là loại giấy phép chỉ được cấp sau khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Là loại giấy phép bắt buộc phải có đối với những doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể kinh doanh ngành nghề có điều kiện;
- Giấy phép con có thời hạn sử dụng, còn giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì không có thời hạn. Sau khi giấy phép con hết hiệu lực, doanh nghiệp, hộ kinh doanh bắt buộc phải làm thủ tục gia hạn thì mới có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
Các loại giấy phép con, chứng chỉ cần xin sau khi đăng ký kinh doanh
Đối với ngành nghề kinh doanh rượu
Tùy vào hình thức bán lẻ, bán buôn hay tiêu dùng rượu tại chỗ mà bạn bắt buộc phải xin 1 trong 3 loại giấy phép con sau:
- Giấy phép bán lẻ rượu;
- Giấy phép bán buôn rượu;
- Giấy phép đăng ký bán tiêu dùng rượu tại chỗ.
Đối với ngành nghề du lịch, lữ hành
Tùy vào việc công ty bạn kinh doanh, cung cấp dịch vụ du lịch lữ hành nội địa hay lữ hành quốc tế mà bạn phải có 1 trong 2 loại giấy phép sau:
- Giấy phép kinh doanh lữ hành nội địa;
- Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế.
Đối với ngành nghề kinh doanh nhà ở lưu trú, khách sạn
Đối với những ngành nghề này, bạn bắt buộc phải có 2 loại giấy phép con sau:
- Giấy phép phòng cháy chữa cháy;
- Giấy phép an ninh trật tự.
Đối với ngành nghề liên quan đến an toàn thực phẩm, chất lượng sản phẩm
Nếu công ty bạn hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực liên quan đến cung ứng thực phẩm hoặc bạn muốn các sản phẩm, hàng hóa mà mình kinh doanh có thể lưu hành trên thị trường thì phải có 1 trong các loại giấy phép sau:
- Bản cam kết đảm bảo ATTP;
- Giấy chứng nhận ISO 22000;
- Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm;
- Giấy chứng nhận tiêu chuẩn HACCP;
- Giấy phép công bố sản phẩm;
- Giấy phép lưu hành sản phẩm CFS;
- Giấy chứng nhận ISO 9001:2015;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Đối với doanh nghiệp muốn bảo vệ nhãn hiệu, thương hiệu
Những doanh nghiệp muốn bảo vệ thương hiệu, nhãn hiệu tránh các hành vi đạo nhái, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhận diện, hình ảnh công ty thì ngoài các giấy phép liên quan đến ngành nghề, bạn có thể xin thêm 1 trong 2 loại giấy phép sau:
- Bản quyền tác giả;
- Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
Đối với các ngành nghề có điều kiện khác
| Ngành nghề kinh doanh | Giấy phép con |
| Xây dựng | Giấy phép xây dựng |
| Dịch vụ in ấn | Giấy phép hoạt động ngành in |
| Dịch vụ bảo vệ | Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự |
| Dịch vụ quảng cáo | Giấy phép quảng cáo |
| Sản xuất thuốc thú ý | Giấy phép sản xuất thuốc thú y |
| Dịch vụ tư vấn du học | Giấy phép tư vấn du học |
| Mở trung tâm ngoại ngữ | Giấy phép trung tâm ngoại ngữ |
| Kinh doanh vận tải bằng ô tô | Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô |
| Kinh doanh phòng khám đa khoa/chuyên khoa | Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh phòng khám |
| Hoạt động trang thông tin điện tử (ICP) | Giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử |
| Cung cấp dịch vụ diệt khuẩn, diệt côn trùng | Giấy phép diệt côn trùng và diệt khuẩn |
| Thu gom và xử lý chất thải nguy hiểm | – Giấy phép xử lý chất thải nguy hại – Giấy phép môi trường |
Câu hỏi thường gặp về đăng ký giấy phép kinh doanh
Công chức, viên chức có được đăng ký doanh nghiệp?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công chức, viên chức không được thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, họ vẫn có thể góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp vào doanh nghiệp, trừ trường hợp thuộc đối tượng không được góp vốn đã được quy định tại Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức và Luật Phòng, chống tham nhũng.
Đăng ký kinh doanh phải có trụ sở không?
Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải có trụ sở chính đặt trên lãnh thổ Việt Nam, với địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính, không được đặt tại chung cư, nhà tập thể. Trụ sở chính là nơi liên lạc của doanh nghiệp và được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tuy nhiên không nhất thiết phải diễn ra toàn bộ hoạt động kinh doanh tại đây.
Không có giấy phép kinh doanh bị xử phạt ra sao?
Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, không có giấy phép kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Mức phạt này cũng áp dụng với các trường hợp: hộ kinh doanh không đăng ký thành lập, cá nhân đăng ký nhiều hơn một hộ kinh doanh, và không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong thời hạn quy định.
Việc đăng ký giấy phép kinh doanh không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động minh bạch, xây dựng uy tín và phát triển bền vững. Thực hiện đúng quy trình đăng ký giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng quy mô sau này. Nếu bạn chưa nắm rõ thủ tục hoặc muốn tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ, Song Minh sẵn sàng hỗ trợ trọn gói – từ tư vấn, soạn hồ sơ đến nộp và nhận kết quả.