Trong thời đại chuyển đổi số, việc thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Một trong những thủ tục quan trọng có thể thực hiện online là thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh. Hình thức đăng ký trực tuyến không chỉ thuận tiện mà còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch và nhanh chóng trong việc cập nhật thông tin doanh nghiệp với cơ quan Nhà nước. Bài viết dưới đây từ Song Minh sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và các bước thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh online đúng quy định, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục dễ dàng chỉ trong vài thao tác.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.

Thay đổi giấy phép kinh doanh là gì?

Định nghĩa thay đổi giấy phép kinh doanh

Thay đổi giấy phép kinh doanh là thủ tục thay đổi thông tin trong Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Thay đổi giấy phép kinh doanh online là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp điều chỉnh thông tin đăng ký một cách thuận tiện mà không cần đến trực tiếp cơ quan chức năng. Tuy vậy, để tránh sai sót và đảm bảo đúng quy định, bạn cần nắm rõ từng bước thực hiện cũng như chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết.

Khi nào nên chọn đăng ký giấy phép kinh doanh online?

Có 2 cách đăng ký giấy phép kinh doanh

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
• Nộp qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Vậy khi nào phải đăng ký giấy phép kinh doanh trực tuyến?

• Bạn có thể chọn đăng ký kinh doanh trực tuyến nếu không có điều kiện đến nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh;
• Hiện nay, đa số tỉnh thành đều áp dụng hình thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Trong đó, các tỉnh/thành lớn như TP. HCM, Hà Nội, Bình Dương… bắt buộc áp dụng hình thức nộp hồ sơ online mà không nhận hồ sơ bản giấy. Do vậy, bạn cần liên hệ với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi thực hiện thủ tục xin giấy phép kinh doanh để tránh mất thời gian.
• Ngoài ra, trước khi làm thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh online, bạn cũng phải lưu ý các điều kiện để thành lập doanh nghiệp như loại hình, cách đặt tên, ngành nghề…

Các trường hợp cần thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Tất cả các doanh nghiệp đều có thể thực hiện thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh (Giấy đăng ký kinh doanh hay còn gọi là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) cho phù hợp với nhu cầu, định hướng phát triển trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của mình.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 28 và Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) đối với 12 trường hợp thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thường gặp sau:

• Thay đổi về tên công ty.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Thay đổi vốn điều lệ.
• Thay đổi về phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên hoặc cổ đông công ty.
• Thay đổi về người đại diện theo pháp luật công ty.
• Thay đổi thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
• Thay đổi thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
• Thay đổi chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên.
• Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần.
• Thay đổi bổ sung ngành nghề đăng ký kinh doanh.
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp.

Trường hợp thay đổi một số thông tin như: Số CMND/CCCD/hộ chiếu, email, số điện thoại, fax… doanh nghiệp cũng phải làm thông báo gửi Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư để được cấp lại giấy phép kinh doanh mới.

7 yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh online mới nhất 2025

Hình thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh online, dù còn khá mới mẻ so với phương thức nộp trực tiếp nhưng lại mang đến nhiều lợi ích vượt trội như:

• Chủ động thời gian: Doanh nghiệp có thể sắp xếp thời gian nộp hồ sơ linh hoạt, không bị ràng buộc bởi giờ làm việc của cơ quan hành chính.
• Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ việc phải đi lại và chờ đợi tại các cơ quan, giúp giảm bớt áp lực công việc.
• Giảm chi phí: Hạn chế tối đa các khoản chi phí liên quan đến di chuyển và các khoản phát sinh khác.
• Quản lý hồ sơ hiệu quả: Cả doanh nghiệp và cơ quan hành chính đều dễ dàng lưu trữ, truy xuất và quản lý dữ liệu một cách tối ưu.
• Tránh tình trạng quá tải: Giảm tải áp lực tại bộ phận một cửa, giúp quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước khi thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh online, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện hành.
• CMND/CCCD hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người đại diện theo pháp luật.
• Biên bản họp, quyết định thay đổi (nếu có).
• Các hợp đồng hoặc giấy tờ liên quan đến nội dung thay đổi.

Ngoài ra, tùy vào loại hình doanh nghiệp và nội dung cần điều chỉnh, hồ sơ có thể bao gồm các bản scan hoặc bản sao điện tử sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao Điều lệ công ty đã được sửa đổi.
• Danh sách cổ đông sáng lập hoặc thành viên góp vốn.
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân liên quan.
• Quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị.
• Bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp.
• Tài liệu chứng minh việc hoàn tất chuyển nhượng (hợp đồng, giấy tờ xác nhận).
• Cam kết của doanh nghiệp xã hội (nếu thuộc trường hợp áp dụng).
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
• Biên lai nộp lệ phí theo quy định.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh

Để thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng, trước tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx)

Bước 3: Chọn hình thức đăng ký

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ chọn hình thức đăng ký phù hợp, như đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp. Lựa chọn đúng sẽ giúp hệ thống cung cấp các mẫu hồ sơ và hướng dẫn cần thiết, giúp doanh nghiệp hoàn thành các bước tiếp theo chính xác và hiệu quả.

Bước 4: Lựa chọn thông tin doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ để hệ thống tra cứu và hiển thị thông tin hiện tại của doanh nghiệp trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 5: Chọn loại thay đổi

Tại bước này, doanh nghiệp cần chọn mục thay đổi nội dung trên giấy phép đăng ký kinh doanh.

Bước 6: Gửi kèm tài liệu liên quan

Tải lên các tài liệu và hồ sơ liên quan đến việc thay đổi giấy phép kinh doanh dưới dạng bản scan có chữ ký.

Lưu ý: Tài liệu phải ở định dạng .pdf hoặc .doc và không vượt quá 15MB.

Bước 7: Thanh toán và hoàn tất quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh

Sau khi đã tải tài liệu đính kèm lên hệ thống, doanh nghiệp cần rà soát lại kỹ lưỡng toàn bộ thông tin đã nhập. Khi hồ sơ đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành thanh toán trực tuyến để hoàn tất quy trình nộp hồ sơ thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh qua mạng:

• Trường hợp thanh toán bằng thẻ nội địa NAPAS: 101.000 VND
• Trường hợp thanh toán bằng thẻ thành toán quốc tế VISA: Thông thường 111.000 VND (tùy thuộc vào chính sách của ngân hàng)

Quy định này mang đến sự tiện lợi đáng kể, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp trong việc cập nhật giấy phép kinh doanh. Thay vì phải đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình trực tuyến một cách nhanh chóng.

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi đăng ký kinh doanh online

Để quy trình thủ tục diễn ra suôn sẻ, hạn chế sai sót và tránh những rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung dưới đây trước khi tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh trực tuyến.

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Các thông tin thay đổi cần rõ ràng, chuẩn xác; tài liệu đính kèm chính xác dưới định dạng PDF.
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Với những ngành nghề kinh doanh yêu cầu giấy phép con hoặc điều kiện đặc biệt, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề. Ngoài ra, ngành nghề kinh doanh mới phải nằm trong danh mục ngành nghề cho phép.

Sau khi nộp hồ sơ, bạn nên lưu giữ các biên nhận và tài liệu xác nhận để đảm bảo quyền lợi.

Thời gian nộp hồ sơ: Hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp cần được nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có quyết định thay đổi.

Thời gian phản hồi hồ sơ: 3-5 ngày làm việc.

Nên thay đổi giấy phép kinh doanh trực tiếp hay qua mạng?

Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh nộp hồ sơ trực tiếp

Hiện tại, hình thức nộp hồ sơ trực tiếp chỉ còn áp dụng ở một số tỉnh thành nhất định, hoặc được chấp thuận đối với các hồ sơ cần bổ sung, hiệu đính sau khi nộp online không thành công. Theo kinh nghiệm thực tế của chúng tôi:

• Một số Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương nhỏ vẫn tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải đặt lịch hẹn trước;
• Tuy nhiên, nhiều địa phương chỉ tiếp nhận hồ sơ điện tử và từ chối hồ sơ giấy nếu không thuộc trường hợp đặc biệt.

Hình thức thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng

Hiện nay, hơn 90% doanh nghiệp tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai… đều thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp đã có chữ ký số và nhân sự am hiểu hệ thống, thủ tục có thể hoàn thành chỉ trong vòng 2 – 3 ngày làm việc.

Ưu, nhược điểm khi đăng ký giấy phép kinh doanh online

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại;
• Hạn chế tình trạng quá tải hồ sơ tại Bộ phận Một cửa;
• Tối ưu việc quản lý thông tin doanh nghiệp tại cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Chủ động thời gian nộp hồ sơ, không phụ thuộc thời gian làm việc của cơ quan hành chính;
• Không phải nộp hồ sơ bản giấy sau khi hồ sơ online được duyệt;
• Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được gửi online;
• Hạn chế quy trình in ấn, trình ký, đóng dấu… khi người nộp làm thiếu, làm sai hồ sơ do chưa có kinh nghiệm

Nhược điểm:

• Người nộp hồ sơ mới tiếp xúc với việc đăng ký kinh doanh online lần đầu sẽ cần thời gian để tìm hiểu kỹ hơn các bước thực hiện;
• Khi nhận kết quả giấy phép kinh doanh, người nộp hồ sơ vẫn phải đến lấy trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Các câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc đăng ký giấy phép kinh doanh online?

Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng bằng mấy cách?

Đăng ký giấy phép kinh doanh trực tuyến tại trang web nào?

Xin giấy phép kinh doanh online trong bao lâu?

Ưu, nhược điểm khi đăng ký kinh doanh qua mạng?

Làm giấy phép kinh doanh online có mất tiền không?