Trong thời đại chuyển đổi số, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử và hoạt động hành chính của doanh nghiệp. Thay cho chữ ký tay truyền thống, chữ ký số giúp xác thực danh tính, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số cũng cần tuân thủ những quy định cụ thể của pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn thông tin. Trong bài viết này, Song Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ chữ ký số là gì – quy định về việc sử dụng chữ ký số quan trọng khi sử dụng trong doanh nghiệp.

Chữ ký số là gì?

Khái niệm chữ ký số

Có nhiều góc độ định nghĩa về token. Dưới góc độ doanh nghiệp sử dụng token thì chữ ký số/chứng thư số/token điện tử…là một thiết bị đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Có thể chia chữ ký số thành hai phần chính sau:

+ Phần cứng – giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
+ Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

Chữ ký số thường được sử dụng trong trường hợp nào?

Chữ ký số (CKS) hiện nay có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau để nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của các giao dịch điện tử, một số trường hợp sử dụng CKS phổ biến như sau:

TH1: Chữ ký số giúp xác thực danh tính của các bên tham gia ký kết hợp đồng điện tử và đảm bảo rằng nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.

TH2: Doanh nghiệp và cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để khai báo thuế điện tử, nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan qua mạng.

TH3:Chữ ký số được sử dụng để xác thực các giao dịch ngân hàng trực tuyến bao gồm các giao dịch tài chính, chuyển tiền và các dịch vụ ngân hàng khác.

TH4: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng chữ ký số để khai báo hải quan điện tử và các thủ tục liên quan qua mạng.

TH5: Chữ ký số được sử dụng để gửi và nhận email có tính bảo mật cao, giúp xác thực thông tin người gửi và đảm bảo rằng nội dung email không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.

TH6: Sử dụng chữ ký số để đăng ký tài khoản dịch vụ công Quốc gia giúp cá tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện được rất nhiều thủ tục dịch vụ công trực tuyến thuận tiện hơn.

TH7: Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký các văn bản, quyết định, thông báo nội bộ.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Cùng FPT IS điểm qua một số lợi ích khi áp dụng chữ ký số vào trong quy trình ký kết của doanh nghiệp/tổ chức:

Bảo mật thông tin

Mỗi chữ ký đại diện cho một chủ thể duy nhất (cá nhân hoặc tổ chức). Tại thời điểm ký kết đó, chỉ người ký mới được giữ khóa bí mật. Điều này hạn chế tối đa tình trạng chữ ký bị sử dụng trái phép. Văn bản hoặc hợp đồng điện tử sẽ luôn được bảo mật tốt vì chỉ người ký biết thông tin có trong tài liệu đó.

Ngăn chặn các tình trạng mạo danh chữ ký

Chữ ký số tố xa rất khó bị giả mạo. Dạng chữ ký này bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật tương đương với mật khẩu đăng nhập, chỉ người sử dụng chữ ký mới có quyền biết. Khóa công khai tương ứng với chứng thư số, hỗ trợ quá trình xác thực danh tính của người ký.

Hỗ trợ xác định nguồn gốc hợp đồng

Loại chữ ký này giúp xác định thời điểm ký kết và chủ thể tham gia giao kết hợp đồng. Dữ liệu liên quan đến hoạt động ký kết có trên hệ thống quản lý của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký. Chữ ký số giúp đảm bảo lợi ích cho từng bên trong quá trình phân xử tranh chấp.

Tiết kiệm thời gian cho các bên

Sử dụng chữ ký điện tử giúp cá nhân/tổ chức không cần phải in ấn văn bản và đến nơi ký kết trực tiếp. Qua thiết bị có kết nối Internet cùng tài khoản đã đăng ký với đơn vị chứng thực điện tử,  doanh nghiệp có thể ký kết các văn bản điện tử ở bất kỳ đâu để tiết kiệm thời gian.

Top 4 loại chữ ký số đang được sử dụng hiện nay

Bên cạnh những thắc mắc đã được giải đáp như chữ ký số là gì hay chữ ký số dùng để làm gì, chắc hẳn nhiều bạn vẫn đang dành sự quan tâm tới 4 loại chữ ký số được sử dụng hiện nay như sau:

Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số sử dụng chiếc USB ký số để tích hợp phần mềm. Đây được xem là chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

Để sử dụng chữ ký số USB Token, người dùng cần cài đặt tiện ích ký số trên máy tính. Khi sử dụng, USB sẽ được cắm trực tiếp vào máy tính. Tiếp theo, người dùng tiến hành đăng nhập vào chữ ký số của mình bằng một mã PIN bí mật và thực hiện các thao tác giao dịch.

Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM (viết tắt của từ Hardware Security Module) là loại chữ ký số sử dụng thiết bị HSM để lưu trữ cặp khóa và chứng thư số. Loại chữ ký này sẽ được cài đặt cho các ứng dụng chữ ký số với yêu cầu tốc độ cao, đáp ứng việc xác thực và mã hóa ngay lập tức.

Hiện nay, để có thể cắm vào máy tính hoặc một thiết bị độc lập có kết nối mạng HSM sẽ được sản xuất ở dạng thức một thẻ PCMCIA hay card PCI. Đặc biệt, chữ ký HSM cho phép người dùng có thể cùng lúc thực hiện hàng nghìn chữ ký, thay vì 4 – 5 chữ ký như khi sử dụng USB Token.

Chữ ký số SmartCard

Chữ ký số SmartCard là loại chữ số khác biệt hoàn toàn với USB Token và HSM bởi nó được tích hợp trên sim điện thoại. Nhờ đó, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng thực hiện ký số ngay trên điện thoại di động của mình mọi lúc mọi nơi.

Tuy nhiên, chữ ký số SmartCard còn tồn tại hạn chế lớn nhất đó là phải phụ thuộc vào loại SIM mà nhà cung cấp lựa chọn. Đồng thời, khi thuê bao nằm ngoài vùng phủ sóng, người dùng cũng có thể phải chấp nhận một số rủi ro nhất định như không thể thực hiện ký số, ký số chậm,…

Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (tiếng Anh là Remote Signature) là loại chữ ký số được sử dụng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Với chữ ký số này, người dùng có thể thực hiện ký số mọi lúc mọi nơi, như trên điện thoại, laptop, máy tính bảng,….

Tuy vậy, loại chữ ký số này hiện này chưa thực sự được áp dụng rộng rãi. Bởi còn một số vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu mà các nhà cung cấp đang nghiên cứu và phát triển.

Tổng hợp 4 loại chữ ký số đang được sử dụng hiện nay với những ưu điểm riêng biệt sẽ giúp bạn lựa chọn được chữ ký phù hợp nhất. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo thêm một số giải đáp sau đây để có được quyết định chính xác nhất.

Hướng dẫn phân biệt chữ ký số và chứng thư số

Chữ ký số và chứng thư số là hai khái niệm quan trọng trong giao dịch điện tử, có thể được sử dụng kết hợp cùng nhau như một “Cặp khóa”. Trong đó, Chữ ký số sử dụng khóa bí mật để ký tài liệu, trong khi chứng thư số cung cấp khóa công khai để xác thực chữ ký đó và chữ ký số sẽ chỉ có hiệu lực khi chứng thư số còn hiệu lực và chưa bị thu hồi hoặc tạm dừng.

Bên cạnh đó, chữ ký số và chứng thư số cũng có những chức năng và vai trò rất khác nhau. Dưới đây là bảng phân biệt giữa chữ ký số và chứng thư số:

Mối liên hệ giữa chữ ký số và chứng thư số

(1) Doanh nghiệp muốn tạo được chữ ký số thì trước tiên cần phải có chứng thư số. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.

(2) Dùng xác nhận người ký, trong đó chứng thư số là cơ sở để đối tác có thể xác nhận việc ký số có đúng hay không thì chữ ký số đóng vai trò xác nhận tính toàn vẹn thông tin trong văn bản.

Quy trình tạo ra chữ ký số

Bước 1: Chọn một cơ quan cấp chứng chỉ số

Bạn cần chọn một trong các cơ quan cấp chứng chỉ số uy tín và được công nhận để đảm bảo rằng chữ ký số của bạn có giá trị pháp lý. (Ví dụ: ViettelCA, BKAVCA, VNPT-CA, FPT-CA,…)

Bước 2: Đăng ký và xác thực thông tin

Sau khi chọn cơ quan cấp chứng chỉ số, bạn cần đăng ký tài khoản trên trang web của cơ quan đó và xác thực thông tin của mình bằng các giấy tờ như CMND/CCCD/Hộ chiếu, giấy phép kinh doanh,..

Bước 3: Thực hiện xác thực danh tính

Bạn cần đến trực tiếp cơ quan cấp chứng chỉ số để cung cấp các giấy tờ liên quan và đăng ký cho việc xác thực bằng chữ ký.

Bước 4: Tạo chữ ký số

Sau khi hoàn thành các bước đăng ký và xác thực, bạn có thể tạo chữ ký số bằng cách sử dụng phần mềm cung cấp bởi cơ quan cấp chứng chỉ số. Bạn cần cài đặt phần mềm này trên máy tính của mình và thực hiện tạo chữ ký theo hướng dẫn.

Bước 5: Lưu trữ chữ ký số

Sau khi tạo ra chữ ký số, bạn cần lưu trữ nó một cách an toàn và bảo mật. Bạn có thể lưu trữ chữ ký số trên ổ đĩa USB hoặc trên máy tính của mình và đảm bảo rằng không có ai có thể truy cập vào nó.

Lưu ý: Chữ ký số là một giấy tờ quan trọng và có giá trị pháp lý nên bạn cần bảo mật nó và không chia sẻ với bất kỳ ai nếu không cần thiết.

Bảng giá đăng ký và gia hạn chữ ký số

Ngày nay xuất hiện nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín trên thị trường với giá cả hợp lý. Bạn có thể tham khảo bảng giá đăng ký và gia hạn chữ ký số của Viettel để có thêm cơ sở hiểu biết về giá dịch vụ.

Bảng báo giá đăng ký mới chữ ký số Viettel

Giá trên đã bao gồm 10% VAT.

 Bảng báo giá gia hạn chữ ký số Viettel

Chữ ký số cá nhân hiện nay đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý ngang với chữ ký thực. Hy vọng qua bài biết này, bạn có thể hiểu rõ hơn về chữ ký số cũng như cách sử dụng, gia hạn chữ ký số.

Các lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà các doanh nghiệp/tổ chức cần ghi nhớ khi sử dụng hệ thống chữ ký số:

Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số cá nhân có giấy phép của Nhà nước

Đây là yếu tố đầu tiên cũng là quan trọng nhất đánh giá mức độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Để tiến hành cung cấp dịch vụ cho người dùng, đơn vị bắt buộc phải đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật và được cấp phép hoạt động bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Hiện nay tại Việt Nam, FPT IS, VNPT, Viettel, BKAV,.. là một số đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Không được tiết lộ khóa bí mật cho bất cứ ai

Khóa bí mật chỉ được dùng khi tạo chữ ký số trên văn bản/tài liệu điện tử. Để tránh việc người khác sử dụng trái phép, cá nhân hoặc tổ chức cần bảo mật thông tin và không đăng nhập trên thiết bị lạ.

Thông báo ngay cho đơn vị cung cấp chữ ký số khi có nguy cơ mất hoặc hỏng thiết bị lưu khóa bị mật hay khi nghi ngờ thông tin mã bí mật bị rò rỉ.

Đổi mật khẩu mặc định

Thông thường, mật khẩu mặc định thường rất dễ đoán. Trước khi sử dụng chữ ký số, hãy đổi mật khẩu hoặc mã PIN để bảo mật tài khoản.

Chú ý gia hạn theo định kỳ

Người dùng nên thường xuyên đăng nhập vào tài khoản và kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký để không bị gián đoạn trong quá trình sử dụng.

MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ CHỮ KÝ SỐ

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số chứa những thông tin gì?

Dùng chữ ký số có an toàn không?

Mua chữ ký số ở đâu?

Chữ ký số không chỉ là công cụ xác thực điện tử, mà còn là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch. Việc nắm rõ quy định và sử dụng đúng cách sẽ giúp tổ chức, cá nhân đảm bảo tính pháp lý, an toàn dữ liệu và hiệu quả trong quản lý hồ sơ điện tử. Nếu bạn đang tìm hiểu chữ ký số là gì – quy định về việc sử dụng chữ ký số hoặc cần hỗ trợ đăng ký, gia hạn, hay tích hợp chữ ký số vào hệ thống làm việc, Song Minh sẵn sàng đồng hành và mang đến giải pháp nhanh chóng – uy tín – đúng chuẩn pháp luật.